|
Данная статья – попытка стандартизировать работу по сканированию и сохранению файлов. Раньше при отсутствии цветного принтера и ёмких жёстких дисков все файлы сохранялись в чёрно-белом JPEG. Теперь эти файлы трёх-четырёхгодичной давности использовать уже не получается, приходится документы сканировать заново.
Программы
Для сканирования используйте программу Irfan View. Вы можете быстро вызвать драйвер сканера по горячей клавише Ctrl+Shift+A и быстро сохранить по горячей клавише S. (В последних версиях вызывается дополнительно окно выбора сканирования. Приходится использовать более старую версию). Программа не задаёт лишних вопросов по формату файла. Размер файла в формате TIFF LZW получается больше, чем при сохранении через Photoshop из-за использования в программе бесплатной библиотеки. Почему-то Photoshop не определяет разрешение таких файлов – всегда выставляет экранное (72 dpi). Автор Irfan View отсылает к разработчикам Photoshop 
Используйте программу КопиФОД или плагин Graphics Converter для Total Commander, чтобы перепаковать такие файлы с лучшим сжатием.
При сканировании через Photoshop файлы TIFF LZW получаются меньшего размера. Минусы: драйвер сканера надо каждый раз вызывать через меню, при сохранении каждого файла надо менять формат на TIFF и каждый раз выбирать тип сжатия. Долго и неудобно.
Сканирование
Сканируйте с разрешением 300 dpi. Этого достаточно для большинства документов и фотографий. Фотографии небольшого размера сканируйте с разрешением 600 dpi. Фотографии очень малого размера, например, из паспортов, сканируйте с разрешением 1200 dpi и более. Минимальный размер по ширине/высоте в пикселях должен получиться около 1500–2000 пикс. и более.
Документы, фотографии очень большого размера (примерно A4) с крупными деталями (например, портреты) можете сканировать с меньшим разрешением (150–200 dpi). Групповые фотографии сканируйте с большим разрешением, чтобы не потерялись детали лиц.
Если планируется ретушь фотографии, сканируйте её с большим разрешением, чтобы легко можно было работать с мелкими деталями.
Если фотография находится в конверте, поставьте на нём пометку «Имеет ФП», чтобы при будущих заказах не сканировать заново.
Поставьте отметку в примечании бумажной описи и в Архивном Фонде на уровне дела (поле «Имеет Фонд Пользования»). Программа АвтоФонд показывает заголовки таких дел жирным шрифтом.
С другой стороны, если видимых пометок о сканировании на фотографии нет, при повторном заказе дела можно брать деньги за сканирование ещё раз .
На обложку отсканированного дела прикрепите ярлычок с надписью «Листы дела отсканированы полностью. Использовать электронную копию». Если отсканированы только некоторые листы, прикрепите ярлычок «Отсканированы листы №№___», который заполняется по мере сканирования листов.
Большие документы (обложки дел, карты, чертежи) сканируйте в 2–N проходов и склеивайте в Photoshop.
Сканирование документов на обычных сканерах целесообразно только для текущих нужд. Для целенаправленного сканирования используйте планетарные сканеры, позволяющие на листы даже формата A2 тратить не более 3-х секунд.
Сохранение
Сканированные документы сохраняйте и храните в формате TIFF с LZW сжатием. В этом формате изображение сохраняется без искажений.
Не храните файлы в формате JPEG, т.к. при этом изображение сохраняется с более или менее видимыми искажениями и к дальнейшей обработке и использованию мало пригодно. Допускается сохранение текстов документов в JPEG с максимальным качеством 100% для экономии места на жёстких дисках. Перед ретушью файлы сохраняйте только в формате TIFF.
Постоянное развитие устройств и способов хранения информации приводит к тому, что на дисках (HDD, CD, DVD) могут храниться всё большие объёмы информации, поэтому не уменьшайте размеры файлов в ущерб качеству.
Упорядочивание
При структурировании файлов вы можете быстро найти файл на диске (Пуск |Найти |Файлы и папки…) либо по архивному шифру, либо по названию, либо по теме.
Если документы сканируете выборочно для выставок, буклетов, то в папке «Выставки» создайте папки отдельно по темам с датой, например «2004.10.23 Выставка ССО». Тогда папки в Проводнике будут отсортированы по датам.
Если документы сканируете по заказу, то создайте папки отдельно по каждому заказу с датой, например «2004.10.23 Заказ Иванов АБ». Тогда папки в Проводнике будут отсортированы по датам.
Файлы именуйте по их архивному шифру (Ф.105.Оп.1.Д.614600.Л.2. Фото Иванов.tif). Оборотные листы именуйте аналогично (Ф.105.Оп.1.Д.614600.Л.2об. Рапорт.tif). После шифра добавьте краткую аннотацию, например фамилии изображённых, тип документа для облегчения поиска по названию средствами Windows или Copernic Desktop Search.
Перед редактированием (ретушью) обязательно сохраните копию файла – «Ф.8043.Оп.1.Д.1 Фото Кабалевский рет.tif» и работайте уже с ней.
Если сканируете целенаправленно все листы дела, например, для создания фонда пользования (ФП), то файлы храните по отдельным папкам в соответствии с архивным шифром. В корневой папке создайте папку по номеру фонда «Ф.8043». Внутри каждой папки фонда создайте папки его описей «Ф.8043.Оп.1». Внутри каждой папки описей создайте папки её дел «Ф.8043.Оп.1.Д.1». Файлы можете назвать только по номеру листа, без аннотации, дополните номер слева нулями – «001.tif».
Подобная структура папок поддерживается программой Электронный Каталог. Возможно, в следущих версиях Архивного Фонда будет поддержка сохранения/показа изображений документов.
Подобная структура папок создаётся программой КопиФОД, будет создаваться программой СканФОД и поддерживаться программой АвтоФонд.
Отсканированные обложки книг сохраняйте в отдельную папку «Обложки книг» для облегчения их поиска.
Свои советы, замечания, предложения, присылайте по почте, делитесь опытом.
| 
