|
Одно из приоритетных направлений внедрения автоматизированных архивных технологий – автоматизация системы централизованного государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации, основой которой является ПК «Архивный фонд». При разработке его первых версий еще в начале 1990-х гг. в качестве стратегических целей были определены: полный охват архивов всех уровней и органов управления архивным делом; учёт всех видов документации; полный учёт архивных документов на уровнях фонда и описи; автоматизированное формирование архивных учётных документов.
Организация ввода сведений в БД «Архивный фонд» и «Фондовый каталог» регулируется инструктивными письмами Росархива, ежегодными указаниями по планированию работы и отчетности учреждений системы Росархива и Временным порядком автоматизированного государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах, утвержденным приказом Росархива № 64 от 23 октября 2000 г., в котором определены основные принципы и требования к ведению системы автоматизированного государственного учёта.
По состоянию на 1 января 2009 г., в системе задействованы все 14 федеральных архивов с фондовой организацией документов. В РГИА ДВ и РГАФД работы по вводу информации в ПК «Архивный фонд» временно приостановлены. Количество включенных в систему региональных государственных архивов достигло 211, т.е. 91% (оставшиеся 19 госархивов, как предполагается, войдут в систему в течение одного–двух лет), а муниципальных архивов – 1246, или 52%; ПК «Фондовый каталог» ведется в 53 субъектах Российской Федерации. Система в целом включает 1452 архива в 80 субъектах федерации.
В развитии системы, наряду с достижением 100%-ного охвата региональных государственных архивов, постепенно на первый план выходит задача наращивания ее информационной полноты путем ввода информации по всем полям, обязательным к заполнению в соответствии с Временным порядком… (в перспективе он станет частью разрабатываемого Росархивом Порядка государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации взамен существующего Регламента государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации).
Охват автоматизированным учётом всех видов документации полностью достигнут в рамках 4-й версии ПК «Архивный фонд». Эта версия – результат отраслевых НИОКР, права на которые от имени Российской Федерации принадлежат Росархиву. В течение прошлого года версия прошла опытную эксплуатацию в трёх федеральных архивах (ГАРФ, РГАЭ, филиал РГАНТД) и государственных архивах 10 субъектов Российской Федерации (Республики Башкортостан, Татарстан, Удмуртская; Алтайский край; Белгородская, Калининградская, Мурманская, Нижегородская, Омская и Свердловская области) и теперь готова к внедрению в качестве отраслевого ПО для ведения автоматизированного государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации.
В новой версии программы добавилась возможность учёта кино-, фоно-, видео- и электронных документов. Можно будет распечатывать опись и, заверив её надлежащим образом, получать полноценный традиционный документ госучёта. Более полную автоматизацию учёта архивных документов обеспечивает функция пересчёта объёмных показателей при движении документов. Программой автоматически создаются паспорт архива и практически все учётные формы, являющиеся приложениями к Правилам организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. Обеспечивается возможность в автоматизированном режиме конвертировать в 4-ю версию сведения, накопленные в формате 3-й версии ПК «Архивный фонд». (Ничего не сказано о том, что же появилось действительно нового. Всё описанно было уже и раньше. А вот про самые востребованные функции – проверку данных и перед описей из Word ничего нет. Ред.)
Новая версия ПК «Архивный фонд» реализована на современной программной платформе со своими внутренними форматами представления данных, что влечёт за собой необходимость соответствующей модернизации программных комплексов «Фондовый каталог» и «Центральный фондовый каталог». Начало этих работ запланировано на 2009 г., и средства на эти цели, несмотря на принятые решения по сокращению финансирования, не урезаны. Желательно, чтобы из БД «Архивный фонд» в эти базы данных информация передавалась не только на уровне фонда, как это происходило в «карточной» системе централизованного госучёта, но и на уровне описи и единицы хранения. Последнее диктуется не столько потребностями госучёта, сколько необходимостью формирования межархивного НСА отраслевого масштаба. Даже в кризисное время нельзя забывать о стратегических перспективах, которые связаны с информатизацией и дальнейшим развитием ПК «Архивный фонд».
В проекте решения коллегии «О внедрении программного комплекса „Архивный фонд“ (4-я версия)» предлагается система мероприятий по внедрению нового ПК. Имеется в виду, что в основном федеральные архивы должны завершить работу по внедрению к концу 2009 г.; состояние материально-технической базы и наличие современного программного обеспечения позволяют достигнуть этой цели. Для государственных архивов субъектов Российской Федерации и муниципальных архивов, многие из которых нуждаются в укреплении материально-технической базы, устанавливается более длительный срок – до конца 2010 г. Учитывая современную финансовую ситуацию, не исключено, что этот срок может быть продлён.
К проекту решения коллегии приложены модельные планы по внедрению 4-й версии ПК «Архивный фонд», на основании которых каждый федеральный архив и уполномоченные органы исполнительной власти в области архивного дела субъектов федерации должны разработать конкретные планы внедрения, а также список партнеров ООО «Электронные офисные системы», способных оказать информационную и техническую поддержку в этом деле (Платную. Ред.).
При создании программного продукта нельзя стопроцентно предвидеть все трудности, которые могут возникнуть при его внедрении. В связи с этим Росархив планирует накапливать сведения как о ходе внедрения новой версии ПК в работу государственных и муниципальных архивов, так и предложения и замечания по ее усовершенствованию. При необходимости совместно с разработчиком будет решаться вопрос о дальнейшей модернизации данного программного продукта.
Источник: www.rusarchives.ru
|
