Предложения по улучшению функциональности программы Архивный Фонд 3.0

Разработчики перекрыли доступ к информации – на все вопросы один ответ – «ждите, будет». На запросы выслать версию АФ 3 для тестирования (когда ещё работали в АФ 2) одни ответ – «ждите, всё получите». Точно такая же ситуация с АФ 4.

Единственно, что известно – программу переводят на другую платформу и добавляют несколько функций. См. ниже. Слышал, что уже сейчас есть АФ 3.5, написанный на Delphi под FireBird, используя SQL. Добавлено: Действительно, такая версия программы существует, только качество программы нахожится на уровне школьных работ. Как показывает практика, регион, в котором программа создана, нисколько не говорит о её качестве.

Хочется иметь возможность скачать программу АФ 4 и протестировать то, что уже есть, для выявления ошибок, внесения предложений.

Цитирую письмо о ходе работы над АФ 4. Текущий год имеется в виду 2003.

Что должно быть в АФ для улучшения функциональности:

1. Возможность снять ограничения на показ списка дел только одной описи, описи только одного фонда
   Возможность снять MasterSource для таблицы Delo.dbf и показа всего списка найденных дел.
   Единственная проблема – показ номера фонда и описи для дела, т.к. в delo.dbf хранится только ссылка на опись. Возможно, надо дополнительно ввести поля Фонд и Опись для дела. Можно сделать снятие MasterSource после поиска дел – пусть номер фонда, описи и не будет показан.
   Сейчас же для просмотра списка дел необходимо зайти в каждый найденный фонд, в каждую опись, чтобы просмотреть найденные дела. Вариант печать громоздкого отчёта не подходит. ^{Реализовано в АвтоФонд}
2. Возможность ввода заголовка дела, неограниченного по длине.
   Пока сделано только для разделов фонд и опись.
   В АвтоАФ полный заголовок вводится в поле Аннотация, но это не полное решение проблемы.
   Не знаю, есть ли большая необходимость сортировки списка дел по алфавиту.
   В таком случае вводится доп. поле – полный заголовок дела, как для раздела Фонд. Пусть программа спокойно сортирует по первым пусть 260 символам, а полный заголовок показывает в окне Дело. ^{Реализовано в АвтоАФ}
3. Улучшение информативности сообщений программы, встроенная справка.
   Иногда сложно понять, чего программа хочет. Примеры:
   «С данным разделом пока ничего не связано»
   «Не сходится сумма по столбцу XXX-Y»
   Что не связано, что не сходится, непонятно. Как решить проблему, не описано в документации к программе. Чтобы понять, надо разбираться в физическом устройстве баз. Понадобились несколько месяцев переписки, чтобы выдали документацию по расчёту паспорта – какие поля используются.
   Про список вопросов сложно судить – вряд ли где-то он вообще вводится. У нас набираются списки вопросов в Word. Не знаю даже, как их подключить к программе, импортировать – всё очень запутанно. К тому же, поиска по ним нет. Единственное решение проблемы – автоматизация раздела – см. п. 6. Add: Список вопросов можно занести в раздел «Документ»
   Улучшение документации к программе – не описаны некоторые ключевые моменты. То, что есть, не совсем информативно. Попробовал накидать краткую инструкцию на основе собственного опыта. Add: Теперь это уже качественное полноценное руководство ^{Решается с помощью АвтоАФ}
4. Улучшение поиска – возможность искать по ВСЕМ разделам программы.
   Возможно, придётся ввести опцию «Нестрогое соответствие», когда программа ищет не только слова, строго заданные в условиях поиска, но и похожие слова, которые немного отличаются от заданного. Алгоритм такого поиска был описан на сайте Королевство Делфи, может, где-то ещё. Это замедлит поиск, но очень увеличит функциональность программы – встречаются орфографические ошибки, разные варианты написания названий, фамилий, имён.
   Возможность самим задать любой текст фильтра и возможность вывода отчёта в Word.
   Вроде как планируется в АФ 4. ^{Реализовано в АвтоАФ}
5. Все отчёты выводить в Word.
   Встроенные средства для формирования Report не годятся абсолютно – невозможность нормального просмотра, правки, пустая трата бумаги – отчёты громоздкие. Вроде как планируется в АФ 4. ^{Реализовано в АвтоАФ}
6. Автоматизация заполнения разделов – импорт записей.
   Сейчас все описи печатаются в Word’е. В некоторых архивах при поступлении дел описи сдаются и в электронном варианте. Неопытные пользователи ещё раз набирают ту же информацию в раздел Дело. Приходится для сотен и тысяч дел выставлять тип документации, ценность, даты и проч. Не представляю, как можно заполнить вручную раздел «Топография». Хотя пока пользы от его заполнения мало – можно только узнать, в каком хранилище лежит дело, к которому хранителю обращаться. ^{Реализовано в АвтоАФ}
7. Ввод дополнительного поля «Ссылка на изображение».
   Вроде как планируется в АФ 4. Не уверен.
   Возможность drag'n'drop – таскания изображения (или нескольких) на окно программы. Программа должна сама прицепить их, сделать нужные ссылки. Возможно, необходимо отдельное поле «Ретушь», которое хранит ссылку на отретушированное изображение.
   Возможность чтения разных форматов, особенно TIFF.
   Вариант – хранить уменьшенные изображения в JPEG, а полное открывать во внешней программе.
   Возможность сбрасывания найденных при поиске изображений в отдельную папку.
   Одновременно решается проблема отсутствия Фотокаталога почти во всех архивах.
   Ввод дополнительного поля «Ссылка на звуковой файл» для звуковых данных. Хотя поле выполняет ту же функцию, что и «Ссылка на изображение», поэтому можно сделать «Ссылка на оригинал».
   Некоторые (многие?) архивы обзавелись цифровой техникой. Изображения сканируются, звук оцифровывается, но всё просто скидывается по папкам без структуры. ^{Достаточно хранить изображения с правильной структурой папок. Реализовано в АвтоФонд}
8. Проверка орфографии средствами MS Office.
   Или хотя бы сообщения о распространённых опечатках. Тексты, что набираются через АФ, содержат большое количество опечаток. Если импортировать описи из Word’а, проблема частично снимается. ^{Реализовано в АвтоАФ}
9. Вывод HTML варианта Путеводителя.
   У многих архивов в планах стоит публикация в Интернете, но переделка из бумажного или Doc варианта займёт много времени. Одновременно решается проблема публикации и распространения Путеводителя на CD. ^{Реализовано в АвтоАФ}
10. Резервное копирование.
    Возможно, пункт стоит поставить на первое место. Программа сама должна периодически предупреждать пользователя о необходимости резервного копирования, если были внесены изменения. ^{Реализовано в АвтоАФ}
11. Встроенная переиндексация.
    Программа сама должна уметь удалять свои индексы. К тому же, сделать это несложно. Будет неактуально в АФ4

Список можно было бы продолжить ещё.

Сейчас некоторые возможности можно расширить, используя АвтоАФ.
К сожалению, нет никакой информации о том, когда планируется распространять АФ 4. При смене структуры баз АФ программу АвтоАФ придётся переделывать полностью, если недостатки АФ не будут исправлены.

Прилагаю неполный список того, что уже функционирует в АвтоАФ. Единственный недостаток программы – необходимость монопольного доступа к базам – АФ не должен быть запущен.

Возможности программы АвтоАФ:

1. Автоматизация ввода описей – импорт описи из текстового файла в раздел «Дело»
   – Потратив несколько минут на преобразование Word’овского файла, вы нажатием одной кнопки заполните раздел «Дело» для сотен и тысяч дел. Одновременно заполняется раздел «Рубрикатор описи» и для каждого дела заполняется поле «Рубрика».
   – Исключается необходимость ручного ввода каждого заголовка дела, и заполнения множества полей раздела.
2. Автоматизация выявления незаполненных, неверно заполненных полей программы
   – Потратив несколько минут на выявление программой проблем в заполнении полей, вы получите подробный отчёт по вашей базе – какие важные поля не заполнены, в каких полях есть несоответствия. По каждой проблеме даётся описание с вариантом исправления.
   – Есть возможность автоматического исправления несоответствий в крайних датах фонда и описи.
   – Исключается необходимость ручного просмотра каждого поля в каждом разделе и сверки с данными на бумаге.
3. Резервное копирование, в т.ч. для передачи в вышестоящие органы
   – Нажатием одной кнопки вы создадите резервную копию вашей базы на дискете или жёстком диске.
4. Получение статистики по базе – объём, кол-во данных
   – Нажатием одной кнопки вы получите отчёт по количеству фондов, описей в наличии, объёму записей в базе, объёму базы в мегабайтах по каждому разделу и по всей базе в целом.
5. Составление различных отчётов
   – Нажатием одной кнопки вы получите отчёт по списку фондов, описей, выведете нужную опись. Можно поставить фильтр по названию, тогда в отчёт попадут только нужные фонды, описи, дела. Полученный отчёт можно отредактировать и оформить в Word’е.