|
Программа предусматривает 4 уровня описания документов, к каждому из которых относятся определённые разделы:
Фонд
- Библиография о фонде
- Переименования
- Биографическая справка
- Фондовые включения
- Незадокументированные периоды
- Состав ОАФ
- Движение документов
- География
- Персоналии
- Тематика
- Рубрикатор 1 (структура путеводителя)
Опись
Дело
- Физическое состояние
- Рассекречивание
- Характеристика НТД
- Характеристика фотодокументов
- География
- Персоналии
- Тематика
- Ключевые слова
- Рубрикатор 2 (структура описи)
Документ
Кроме того, в программе существует несколько автономных разделов:
Издания
Комиссии
Каталог
- География
- Персоналии
- Тематика
- Ключевые слова
- Рубрикатор 3 (структура каталога)
Информация по архиву
Паспорт
В разделе «Фонд» содержится информация на уровне фонда: количественные характеристики, историческая справка, аннотация, данные о физико-техническом состоянии документов, составе научно-справочного аппарата.
Разделы «Библиография о фонде», «Переименования», «Биографическая справка», «Фондовые включения», «Незадокументированные периоды» программно связаны с разделом «Фонд». Одной записи раздела «Фонд» может соответствовать любое количество записей другого раздела.
В разделе «Опись» содержатся сведения о документах на уровне описи. Раздел «Топография» программно связан с разделом «Опись» по номеру описи.
Раздел «Движение документов» программно связаны с разделами «Фонд» (по номеру фонда) и «Опись» (по номеру описи).
Раздел «Дело» программно связан с разделами «Физическое состояние», «Рассекречивание», «Характеристика НТД», «Характеристика фотодокументов», «Документ».
Раздел «Издания» содержит сведения об изданиях по истории фондообразователей, справочников и исследований о документах и публикаций документов фондов архива. Одна запись раздела «Издания» может соответствовать нескольким фондам.
Раздел «Комиссии» содержит сведения о комиссиях, осуществлявших рассекречивание документов архива.
Раздел «Каталог» содержит сведения о закаталогизированных фондах, делах, документах.
В разделе «Паспорт» формируются данные паспортов архива за разные годы.
Разделы «География к фонду», «Персоналии к фонду», «Тематика к фонду» состоят из отдельных слов или словосочетаний (терминов, ключевых слов) и номеров фондов, к которым термины относятся. Данные файлов используются для поиска фондов по ключевым словам и составления указателей для путеводителя по фондам архива.
«Рубрикатор 1» (структура путеводителя) строится по иерархическому принципу и может содержать в себе до 7 уровней, каждый из которых может включать до 99 рубрик. В программе возможно ведения одновременно 5 рубрикаторов. Данный рубрикатор программно связан с фондом.
Разделы «География к делу», «Персоналии к делу, тематика к делу», «Ключевые слова к делу» состоят из отдельных слов или словосочетаний (терминов, ключевых слов) и номеров фондов, описей и единиц хранения, к которым термины относятся. Данные файлов используются для поиска единиц хранения по ключевым словам и составления указателей к описям.
«Рубрикатор 2» (структура описи) строится по иерархическому принципу и может содержать в себе до 3 уровней, каждый из которых может включать до 99 рубрик. Рубрикатор предназначен для рубрицирования единиц хранения с целью формирования описи. Этот рубрикатор ведётся в режиме «Опись» и программно связан с делом. Для каждой описи формируется свой рубрикатор.
Разделы «География к вопросу», «Персоналии к вопросу», «Тематика к вопросу», ключевые слова к вопросу состоят из отдельных слов или словосочетаний (терминов, ключевых слов) и номеров вопросов, к которым термины относятся. Данные файлов используются для поиска документов по ключевым словам и составления тематических перечней документов.
«Рубрикатор 3» (структура каталога) строится по иерархическому принципу и может содержать в себе до 6 уровней, каждый из которых может включать до 99 рубрик. Рубрикатор предназначен для формирования различных каталогов по документам архива. Данный рубрикатор программно связан с вопросами (записями раздела «Каталог»).
| 
