Всплывающее меню «Отчёты» в программе «Архивный Фонд»

Программа автоматически формирует исходный текст справочника типа путеводителя: путеводителя по фондам архива, аннотированного краткого справочника и краткого справочника (списка фондов), включая в них в последовательности, определённой правилами работы государственных архивов, сведения, внесённые в БД. Текст формируется в формате, доступном любой программе-редактору (например, MS Word).

9.3.7.1. Путеводитель

В справочники типа путеводителя вносятся данные по всем рубрицированным фондам, которые одновременно имеют характеристики «в наличии» и «открытые» (по секретности), то есть удовлетворяющие условиям A100=1, A103=1 и A104=1. Вопрос о рубрицировании (и о внесении в путеводитель) фондов несекретных, но с ограниченным доступом, решается архивом. Разумеется, в путеводитель не вносятся сведения о фондах, записи которых в БД помечены к удалению.

Для удобства формирования и редактирования исходный текст справочника формируется и выводится в файлы фрагментами, соответствующими одной рубрике первого (самого верхнего) уровня. Например, если в Рубрикаторе имеются рубрики 1.1.1, ..., 1.6.5; 2.1.1, ..., 2.14.8, то раздельно формируются файлы для рубрик 1.1.1, ...,1.6.5; затем – для 2.1.1, ..., 2.14.8. Фрагменты путеводителя соединяются в окончательный текст в программе-редакторе. Ниже при описании информационных элементов текста путеводителя в скобках приводятся идентификаторы соответствующих полей базы данных, что позволяет архивисту определить, какие поля должны быть заполнены для составления путеводителя.

Для заданной пользователем рубрики верхнего уровня (A111) выводится фрагмент путеводителя, включающий её номер и название, номера и названия всех её подрубрик, описания фондов в пределах каждой из подрубрик. Фонды в тексте сгруппированы по категориям (1, 2 и 3), внутри группы фондов одной категории фонды следуют в порядке возрастания их номеров. В основную часть путеводителя не включаются фонды, не прошедшие научного описания. На такие фонды составляется отдельный список, включаемый в приложение.

Описание каждого фонда в исходном тексте путеводителя включает в себя следующие сведения.

1. Полное название фонда (A1), затем в скобках – его сокращённое название (FNAME).

2. Номер фонда (FKOD), объём в ед.хр. (A16) для документов на бумажной основе; объём в ед.уч. для кинодокументов (A27); объём в ед.хр. для фотодокументов (A22); объём в ед.уч. для фонодокументов (A28); объём в ед.уч. для видеодокументов (A29); объём в ед.уч. для МЧД (A30); объём в ед.уч. для микрофильмов на правах подлинника (A31).

3. Крайние даты документов (A7, A9), в случае необходимости с пометками «*» о том, что даты установлены косвенным путём (A8, A10).

4. Сведения о незадокументированных периодах: крайние даты (F1, F2) в хронологическом порядке, причина отсутствия документов (F3), их местонахождение (F4).

5. Если в составе фонда имеются фондовые включения, то в хронологическом порядке (по датам документов) даются: название фондообразователя отложившихся документов (Е1), их крайние даты (E3, Е5), пометки при датах в виде «*» (Е4, Е6) для случаев, когда эти даты указаны приблизительно, виды документов (E2).

6. Краткое описание научно-справочного аппарата к фонду: количество описей (A5); список каталогов (A121), указателей к документам внутрифондовых (A117), межфондовых (A118), указателей к описям внутрифондовых ((A119), межфондовых (A120); количество делопроизводственных картотек (A122); количество перечней (A124); количество внутрифондовых (A125) и межфондовых (A126) баз данных.

7. Историческая справка (A109).

8. Для тех фондов, где имеются сведения в разделе «Биографическая справка о фондообразователе», приводятся в алфавитном (по фамилии) порядке сведения: фамилия (D1), имя (D3), отчество (D4), титул (D5), в скобках – девичья (предыдущая) фамилия (D7), псевдоним (D8), даты жизни (D9, D10), профессия (D11), должность (D12), учёная степень(D13), воинское звание (D14), почётное звание (D15).

9. Аннотация (A110).

Завершает описание фонда библиография к фонду. Указываются авторы издания (B1), его название (B2), место (B3) и год (B4) издания. Сведения группируются по типам издания в соответствии со значениями поля «тип издания» (B5), заполненного в разделе «Библиография».

Для формирования фрагмента (рубрики) путеводителя нужно в главном меню выбрать пункт «Отчёты», в появляющегося затем всплывающего меню – строку «Путеводитель», из следующего подменю – строку «Рубрика». На экране появляется перечень рубрик верхнего (первого) уровня. Выбрав нужную рубрику, Вы запускаете формирование её содержания. Текст рубрики затем появляется на экране для предварительного просмотра. В этом режиме возможно листание текста вниз и вверх клавишами PgDn и PgUp, переход в конец и начало текста клавишами Ctrl+End и Ctrl+Home. Стандартными средствами Windows через всплывающее меню возможны контекстный поиск по сформированному тексту, изменение типа шрифта, его величины и межстрочных интервалов. При необходимости пользователь может также выделить весь текст командой Ctrl+A или через всплывающее меню или же фрагмент текста – с помощью мыши или стандартными клавишными командами. Выделенный текст через меню или Ctrl+C копируется в буфер обмена с последующим переносом стандартными средствами в любой файл. В данном режиме редактирование не предусматривается.

Показанный на экране текст рубрики формируется в виде отдельного файла с именем, включающем в себя номер рубрики. Например, файл для рубрики с номером 1 получает имя rub01.txt, для рубрики с номером 2 – rub01.txt. Для окончательного редактирования текста этих файлов может использоваться любая программа-редактор. В ней же осуществляется и слияние содержания отдельных рубрик в полный текст путеводителя.

Программа «Архивный фонд» позволяет автоматически формировать три вида указателей для путеводителя: предметный, именной и географический. Они создаются из содержания соответствующих эталонных файлов. Каждый указатель формируется в виде столбца, содержащего термин (слово) указателя и (в той же строке) – список номеров фондов, к которым этот термин относится. Термин отделен от соответствующих ему номеров фондов символом табуляции, что позволяет задавать в редакторе любое выравнивание списка. Текст каждого из указателей помещается в отдельный файл: текст Именного указателя – в файл с именем persona.txt, Предметного указателя – tematika.txt, Географического указателя – geograf.txt. Эти тексты также доступны обработке с помощью любой программы-редактора и сливаются с текстом путеводителя при редактировании и макетировании издания.

9.3.7.2. Краткий справочник

1. Полное название фонда (A1), затем в скобках – его сокращённое название (FNAME).

2. Переименования фонда представлены перечнем названий фонда (C1), соответствующими начальной (C3) и конечной (C5) датам с указанием числа, месяца и года. При этом в случае отсутствия сведений о числе или месяце, (см. Руководство по вводу данных) в соответствующем поле помещается условное значение 01, а рядом с датой появляется пометка «*», указывающая на то, что дата не абсолютно точна. Данные приводятся по хронологии переименований.

3. Номер фонда (FKOD), объём в ед.хр. (A16) для документов на бумажной основе; объём в ед.уч. для кинодокументов (A27); объём в ед.хр. для фотодокументов (A22); объём в ед.уч. для фонодокументов (A28); объём в ед.уч. для видеодокументов (A29); объём в ед.уч. для МЧД (A30); объём в ед.уч. для микрофильмов на правах подлинника (A31).

4. Крайние даты документов (A7, A9), в случае необходимости с пометками «*» о том, что даты установлены косвенным путём (A8, A10).

5. Краткое описание научно-справочного аппарата к фонду: количество описей (A5); список каталогов (A121), указателей к документам внутрифондовых (A117), межфондовых (A118), указателей к описям внутрифондовых ((A119), межфондовых (A120); количество делопроизводственных картотек (A122); количество перечней (A124); количество внутрифондовых (A125) и межфондовых (A126) баз данных.

6. Аннотация (A110).

9.3.7.3. Краткий справочник (Список фондов)

1. Полное название фонда (A1), затем в скобках – его сокращённое название (FNAME).

2. Номер фонда (FKOD), объём в ед.хр. (A16) для документов на бумажной основе; объём в ед.уч. для кинодокументов (A27); объём в ед.хр. для фотодокументов (A22); объём в ед.уч. для фонодокументов (A28); объём в ед.уч. для видеодокументов (A29); объём в ед.уч. для МЧД (A30); объём в ед.уч. для микрофильмов на правах подлинника (A31).

3. Крайние даты документов (A7, A9), в случае необходимости с пометками «*» о том, что даты установлены косвенным путём (A8, A10).

4. Краткое описание научно-справочного аппарата к фонду: количество описей (A5); список каталогов (A121), указателей к документам внутрифондовых (A117), межфондовых (A118), указателей к описям внутрифондовых ((A119), межфондовых (A120); количество делопроизводственных картотек (A122); количество перечней (A124); количество внутрифондовых (A125) и межфондовых (A126) баз данных.