|
Программа предназначена для работы как в сети, так и в автономном режиме. При отсутствии локальной сети возможен ввод информации на разных компьютерах по блокам с последующим их слиянием в единую базу.
При слиянии не добавляются те поля, которые считаются автоматически. После слияния массивов эти поля необходимо пересчитать в режиме «Администратор».
Программой предусмотрено два варианта слияния информации.
10.1.1. Слияние по фондам
Слияние информации по вертикали происходит при условии, что номера фондов не совпадают. При слиянии производится проверка номеров фондов в соединяемых массивах. При обнаружении одинаковых номеров фондов программа остановит процесс слияния и выведет на экран список фондов с дублирующимися номерами.
Предположим, что подготовлены два массива данных на компьютерах «А и «Б», причём массив «А» нужно присоединить к массиву на компьютере «Б». Для этого необходимо массив «А», то есть все файлы каталога AF3\DBF компьютера «А», скопировать на дискету в каталог с любым именем или же на винчестер компьютера «Б» в каталог, которому присвоить любое имя, кроме AF3\DBF.
После нажатия экранной кнопки <Слияние баз данных> на экране появится диалоговое окно, в котором следует указать (выбрать) каталог на винчестере или дискете с присоединяемым массивом, затем нажать экранную кнопку <Select>.
Следует помнить, что в этом режиме не происходит слияния данных рубрикатора 1 (схема путеводителя), рубрикатора 2 (схема каталога), паспорта, информации об архиве. Для переноса этих данных с одного компьютера на другой необходимо перенести (скопировать) файлы rubrica1.dbf, rubrica1.cdx, rubrica3.dbf, rubrica3.cdx, pasport.dbf, pasport.cdx, arhiv.dbf.
10.1.2. Слияние по блокам
Информационный массив разделён на следующие блоки:
Учёт архивных документов
Научно-справочный аппарат
Физическое состояние документов
Каталогизация
Рассекречивание
Слияние может происходить при добавлении массива блока к основной базе, а также при добавлении массива блока к другому массиву этого же блока.
Пример: на 3-х компьютерах «НСА» вводятся описи и дела. Один из компьютеров назначается в блоке «НСА» основным. В него добавляются новые записи файла OPIS с неосновных компьютеров при условии несовпадения порядковых номеров описей. Если номера в основной и неосновной базах совпадают, то добавляются дела из совпадающих описей при условии несовпадения порядковых номеров дел.
В блоке Физическое состояние могут сливаться записи с одинаковыми номерами фондов, описей, дел, при этом добавляемая информация замещает имеющуюся в основной базе.
10.1.2.1. Учёт архивных документов
В основную базу из блока «Учёт» добавляются значения полей:
A2-A6, A11-A15, A17-A31, A40-A49, A91-A95, A98-A107, A140, всех полей файлов FOND3, FOND7 при условии совпадения порядкового номера фонда (файл FOND, поле KOD) в основной базе и порядкового номера фонда (файл FOND, поле KOD) в присоединяемом массиве;
G1-G22, G46, всех полей файлов OPIS2 и MOVE при условии совпадения порядкового номера фонда (файл FOND, поле KOD) и порядкового номера описи (файл OPIS, поле KOD) в основной базе c порядковым номером фонда (файл FOND, поле KOD) и порядковым номером описи (файл OPIS, поле KOD) в присоединяемом массиве;
В этом блоке являются доступными для ввода и редактирования все поля, кроме тех, которые считаются автоматически и полей FKOD, FNAME, A1, A7-A10. Доступными являются все экранные кнопки, кроме кнопки «Добавить» в файле FOND, т.е. нельзя добавить новый фонд, кнопки «Добавить» в файле OPIS, т.е. нельзя добавить новую опись. В файлах FOND3, FOND7, OPIS2, MOVE дать возможность добавлять записи, т.е. сделать доступной экранную кнопку «Добавить».
10.1.2.2. Физическое состояние документов
В блоке Физическое состояние можно добавлять записи только в файл DELO2 Физическое состояние документов. Для того, чтобы проводить работу в этом блоке, следует сначала ввести необходимые номера и заголовки описей и единиц хранения в блоке Научно-справочный аппарат.
В основную базу из блока Физическое состояние добавляются значения полей:
A128-A139 при условии совпадения порядкового номера фонда (файл FOND, поле KOD) в основной базе и порядкового номера фонда (файл FOND, поле KOD) в присоединяемом массиве;
G33-G44 при условии совпадения порядкового номера фонда (файл FOND, поле KOD) и порядкового номера описи (файл OPIS, поле KOD) в основной базе c порядковым номером фонда (файл FOND, поле KOD) и порядковым номером описи (файл OPIS, поле KOD) в присоединяемом массиве;
всех полей файла DELO2 при условии совпадения порядкового номера фонда (файл FOND, поле KOD), порядкового номера описи (файл OPIS, поле KOD) и порядкового номера дела (файл DELO, поле KOD) в основной базе c порядковым номером фонда (файл FOND, поле KOD), порядковым номером описи (файл OPIS, поле KOD) и порядковым номером дела (файл DELO, поле KOD) в присоединяемом массиве;
Слияние происходит по всем перечисленным полям. Все поля этого блока являются доступными для ввода и редактирования кроме полей FKOD FNAME, A1, A7-A10. Доступными являются все экранные кнопки, кроме кнопки «Добавить», т.е. нельзя добавить новый фонд.
10.1.2.3. Каталогизация
В основную базу из блока каталогизация добавляются значения полей:
по файлам VOPROS, DOCUM, VDOCUM, GEOGRAF3, PERSONA3, TEMATIK3, WORD3 при условии несовпадения поля V1 в файле VOPROS.
В этом блоке являются доступными списки фондов, единиц хранения, документов для связи с ними вопросов. На экране 27 доступны для ввода и редактирования все поля и экранные кнопки.
10.1.2.4. Научно-справочный аппарат
В основную базу из блока Научно-справочный аппарат добавляются значения полей:
A96, A97, A109-A127, A141, всех полей файлов FOND2, FOND4, FOND5, FOND6 при условии совпадения порядкового номера фонда (файл FOND, поле KOD) в основной базе и порядкового номера фонда (файл FOND, поле KOD) в присоединяемом массиве;
G23-G32, G45 при условии совпадения порядкового номера фонда (файл FOND, поле KOD) и порядкового номера описи (файл OPIS, поле KOD) в основной базе c порядковым номером фонда (файл FOND, поле KOD) и порядковым номером описи (файл OPIS, поле KOD) в присоединяемом массиве;
всех полей файлов DELO (кроме поля L22), DELO4, DELO5, BIBLIO, GEOGRAF1, PERSONA1, TEMATIK1, GEOGRAF2, PERSONA2, TEMATIK2, WORD2 при условии совпадения порядкового номера фонда (файл FOND, поле KOD), порядкового номера описи (файл OPIS, поле KOD) и порядкового номера дела (файл DELO, поле KOD) в основной базе c порядковым номером фонда (файл FOND, поле KOD), порядковым номером описи (файл OPIS, поле KOD) и порядковым номером дела (файл DELO, поле KOD) в присоединяемом массиве;
10.1.2.5. Рассекречивание
В блоке Рассекречивание можно добавлять записи только в файлы DELO3 Рассекречивание и KOMISSIA Название комиссий. Для того, чтобы проводить работу в этом блоке, следует сначала ввести необходимые номера и заголовки описей, единиц хранения и документов в блоке Научно-справочный аппарат.
В основную базу из блока Рассекречивание добавляются значения полей:
всех полей файла KOMISSIA;
всех полей файла DELO3 при условии совпадения порядкового номера фонда (файл FOND, поле KOD), порядкового номера описи (файл OPIS, поле KOD) и порядкового номера дела (файл DELO, ПОЛЕ KOD) в основной базе c порядковым номером фонда (файл FOND, поле KOD), порядковым номером описи (файл OPIS, поле KOD) и порядковым номером дела (файл DELO, поле KOD) в присоединяемом массиве;
Все поля и экранные кнопки в этом блоке являются доступными.
|
