Архив новостей сайта

Выяснил, что существует уже шестая версия новой схемы единой классификации (СЕК 2006), по которой готовятся предложения до октября 2006 года. Пока схема который год обещается и готовится, есть идея написать программу для удобного поиска в СЕКе по индексу и по тексту – это ускорит процесс составления описей и каталогизации. Имеющие СЕК в электронном виде – пишите.

Предлагаю в Архивном Фонде на уровне дела заполнять тематический указатель не только ключевыми словами, но и индексами указателя – это позволит вести каталогизацию в электронном виде. До полного перехода каталогизации на электронную основу можно автоматически выводить карточки для бумажного каталога – экономится время на составление карточки (написание от руки архивного шифра, заголовка дела, места и проч.). Уже сейчас электронную каталогизацию можно проводить прямо в файле описи одновременно с переносом заголовков дел из описи. Выход нового СЕКа не помешает – можно будет хранить как старый указатель, так и новый. Возможно, будет доступна простая конвертация из старого СЕКа в новый.

Неспешно идёт работа над АвтоАФ 7. Уже реализовано распознавание и автозамена заголовков «ТО ЖЕ». Для незаполненных дат будет реализовано подставление из заголовка не только года (как сейчас), но и полной даты, если есть (январь–март 1978). Для незаполненных дат или дат «б/д» в разделе «Дело» будут доступны новые возможности автозаполнения по датам описи. Точно будет реализована конвертация заголовков документов (внутренние описи). Зарегистрированные пользователи могут скачать пробную версию. Планируется для Путеводителя автоматически выводить изображения.

Обновлена программа АвтоАФ 6.51. Исправлены ошибки. Что ещё нового?

Обновлена программа АвтоФонд 2.31. Небольшое исправление. Планируется написание подобной программы для удобной работы и с Фондовым Каталогом. Пишите отзывы. В Удмуртии используется общедоступная интернет-версия базы – очень помогает работе архивистов.

Обновлена программа КопиФОД 4.0. Новая функция – перепаковка TIFF файлов с лучшим сжатием¶ Irfan View для конвертации теперь не используется¶ Что ещё нового?

Обновлена программа ОРФ 2.2. Словари редких слов и всех символов документа. Что ещё нового?

Составление описей. Непонятна причина отказа заполнения поля «Дата» при указании даты в заголовке (бухгалтерские отчёты за 1978 год). На скорость не влияет, места не занимает, расходные материалы не экономит, воспринимается понятно и однозначно не только человеком, но и программой. Обязательно заполняйте поле «Дата»! Если даты нет, заполняйте «б/д», а точные даты заполняйте по датам описи. Программа АвтоАФ позволит автоматически заполнить точные даты по всему архиву. Заполнение при переносе описей работает уже сейчас.

Сайт политархива Пермской области не работает по причине падения сервера провайдера. На пол. Дата продолжения работы сайта неизвестна.

Программа Архивный Фонд 4 будет готова в следующем году, так говорится в докладе Киселёва И.Н.. Некоторые архивы уже сейчас отказываются от Архивного Фонда в пользу заказных разработок (см. ниже), некоторые решают проблему на уровне администраций регионов и используют ПО специально под электронных архив, некоторые переписывают программу под веб-интерфейс, большинство же продолжают использовать Архивный Фонд как есть, либо автоматизируя самостоятельно или с помощью АвтоАФ или АвтоФонд.

За прошедшие полгода поступило три предложения для организации электронного архива на основе ПО: Saperion, TDMS и Optima-Workflow. Как понял, в Saperion данные не хранятся, это что-то типа оболочки как АвтоФонд для готовой базы с возможностью удобного поиска, показа изображений и защиты. В остальных программах данные можно хранить, а можно периодически конвертировать, например из того же Архивного Фонда.

Немного про программы, используемые свердловскими архивами. На совещении-семинаре раздавались демо-диски фирменных программ, связанных с архивной деятельностью.

ОСД – обеспечение сохранности документов. У программы почему-то иконка от Delphi 7 и ярлык НСА, но это мелочи. В самой программе ужасное нагромождение информационных блоков, кнопки управления расположены где-то с краю, некоторые пункты меню содержат подменю, некоторые срабатывают сразу, для просмотра многих списков требуется горизонтальная прокрутка. Кнопки с лаконичными названиями не содержат всплывающих подсказок. Для диалогов непонятно, то ли это фильтр, то ли окно добавления. Лаконичные сообщения об ошибках в духе «Дело № в описи 1 не существует», непонятно, что вызвало проблему, как её решить и как избежать дальнейшего появления. И почему нельзя выбрать дело из списка. Программа ведёт себя по отношению к пользователю грубо и некорректно. С наскоку разобраться в программе не получилось, разбираться по причине сложности и недружелюбности интерфейса нет желания. Причина отказа от Архивного Фонда непонятна. Нашёл в справке описание полезной функции программы – учёт выдачи дел из архивохранилища.

УПП – учёт плановых показателей архива. Долго пытался добавить новые данные, хотя и знаком с многими подходами к построению интерфейсов. Оказалось, что ни Ins, ни Enter, ни двойной щелчок не срабатывают – для изменения цифры наверху экрана нужно жать кнопку «Изменить» в совсем другом конце экрана. После нажатия появляются кнопки «Сохранить» и «Отмена», зачем-то разнесённые в разные стороны экрана на достаточно большое расстояние. Зачем-то введено деление районов на округа, чтобы выбрать район, нужно вначале выбрать округ, просто найти район по названию не получится, нужно помнить, в каком он округе. В принципе для такой работы достаточно таблички Excel.

ЭПК – опять кнопки Добавить/Изменить в одном углу экрана, кнопки Сохранить/Отмена – в другом. На экране 800×600 редакторы снизу скрыты и работать с ними нужно вслепую. В справку зачем-то добавлена инструкция по установке.

АТДСО – при первом запуске странно долгое открытие дерева населённых пунктов, районов. И снова – информация вводится в одном углу экрана, кнопки сохранения – в другом.

Во всех программах имя пользователя не вводится, а выбирается из списка. Может это и удобно, только безопасности никак не добавляет. Думается, лучший способ входа в программу – только ввод пароля. Такой способ используется во всех удмуртских программах, усечённый вариант – в Архивном Фонде. Итог – программы требуют серьёзной переработки интерфейса. ТАК работать неудобно. При очень большом желании скачать демо-версии программ можно на сайте фирмы-производителя.

Напоследок – песня для работников отдела НСА – Каталогизация и новый раздел – архивы в кино.