|
Информационной основой ввода данных в БД являются сведения из основных и вспомогательных учётных документов. Используются справочники о составе и содержании документов, картотеки (журналы) по учёту состояния НСА, а также картотеки или книги учёта физического состояния документов, топографические указатели.
Поскольку программный комплекс рассчитан для работы с документами, организованными по фондам и коллекциям, незафондированные массивы КФФД могут условно группироваться в архивные коллекции. При этом за условную коллекцию могут быть приняты как полные комплексы кинодокументов, находящихся на хранении (соответственно – полные комплексы фото-, фонодокументов), так и комплексы более дробного деления в соответствии с видами документов или иными их характеристиками. Такие коллекции учитываются под порядковыми номерами с соответствующим буквенным индексом (Например, К-1 «Коллекция кинодокументов архива», Ф-2 «Коллекция фотодокументов архива», Ф-3 «Коллекция фотодокументов фотографа Дмитриева» и т.д.)
|
