|
В БД «Архивный фонд» включаются все имеющиеся в наличии фонды. Другие фонды из списка фондов (переданные, утраченные, объединённые и т.п.) вносятся в БД только в том случае, если их номера не являются свободными и их нельзя занимать.
Очерёдность заполнения разделов может быть произвольной. Для архивов, учитывающих документы по фондам, целесообразно начинать заполнение с раздела «Фонд». Для архивов, хранящих только КФФД, рекомендуется начинать заполнение БД с раздела «Опись».
Заполнение разделов в обязательном порядке начинается с заполнения поля «Номер фонда» в разделе «Фонд», во все остальные разделы номер фонда вносится автоматически. Если на документы фонда составлено несколько описей, то вначале заполняются данные раздела «Фонд», а затем показатели раздела «Опись» и других разделов. Если же в фонде имеется только одна опись, то после заполнения в разделе «Фонд» поля «Номер фонда», следует перейти в раздел «Опись» и заполнить его показатели, которые затем, командой Копировать опись в фонд всплывающего меню Запись могут быть автоматически перенесены в сопоставимые поля раздела «Фонд», а после этого, вернувшись в раздел «Фонд», заполнить те его поля, которые не дублируются в разделе «Опись».
Одной из выходных форм БД является паспорт архива, который, при заполнении объёмных показателей по всем имеющимся в наличии фондам, возможно получать в автоматическом режиме. В этой связи целесообразно в первую очередь осуществить заполнение полей, обеспечивающих автоматическое получение паспорта, т.е. объёмные характеристики фондов, тип фонда и описи, движение.
3.1. Разбиение информационного массива на блоки
3.2. Слияние информационных массивов по блокам
3.3. Заполнение раздела «Фонд»
3.4. Заполнение раздела «Библиография»
3.5. Заполнение раздела «Переименования фонда»
3.6. Заполнение раздела «Биографическая справка»
3.7. Заполнение раздела «Сведения о фондовых включениях»
3.8. Заполнение раздела «Незадокументированные периоды»
3.9. Заполнение раздела «Состав ОАФ»
3.10. Заполнение раздела «Опись»
3.11. Заполнение раздела «Топография»
3.12. Заполнение раздела «Движение документов»
3.13. Заполнение раздела «Дело»
3.14. Заполнение раздела «Физическое состояние документов»
3.15. Заполнение раздела «Рассекречивание»
3.16. Заполнение раздела «Характеристика НТД»
3.17. Заполнение раздела «Характеристика фотодокументов»
3.18. Заполнение раздела «Документ»
3.19. Заполнение раздела «Издания»
3.20. Заполнение раздела «Названия комиссий»
3.21. Заполнение раздела «Каталог»
3.22. Заполнение раздела «Архив»
|
