|
Рубрика «Состав НСА к документам фонда» – поля A111–A127.
RID – в поле вносится номер рубрикатора, которому отнесён данный фонд при подготовке путеводителя или других справочников по фондам.
Поле можно заполнить двумя способами:
внести значение вручную;
при помощи кнопок со стрелками выбрать нужный номер рубрикатора после чего при нажатии клавиши Enter значение автоматически вносится в поле.
Имеется возможность связать каждый фонд с пятью рубрикаторами. Для этого, выбрав нужный номер рубрикатора, нажать экранную кнопку «Рубрика». На экране появится рубрикатор. Выбрав нужную рубрику, нажать клавишу Enter, после чего код и название рубрики автоматически переносятся на экран.
A116 – Поле «Состояние описи».
Поле принимает положительное значение, если состояние всех описей фонда удовлетворительное, и отрицательное – если даже отдельные описи находятся в неудовлетворительном состоянии. Состояние описи считается удовлетворительным, если опись полностью соответствует нормативным требованиям.
Поле логическое. Заполняется вручную.
Поля, расположенные под заголовком «Указатели к документам» – A117, A118.
A117 – Поле «Внутрифондовые»: заполняется при наличии указателей, включающих информацию на уровне документа по одной, нескольким или всем описям данного фонда, через меню со значениями:
предм. (предметный),
тем. (тематический),
им. (именной),
геогр. (географический),
хрон. (хронологический),
ист. учр. (по истории учреждений),
видов док. (видов документов),
структ. (структурный),
отрасл. (отраслевой),
др. виды (другие виды),
перечень вопр. (перечень вопросов).
Поле типа «со списком и редактированием», символьное, на экране 57 символов.
A118 – Поле «Межфондовые»: заполняется при наличии межфондовых указателей, включающих информацию на уровне документа данного и других фондов, через меню со значениями:
предм. (предметный),
тем. (тематический),
им. (именной),
геогр. (географический),
хрон. (хронологический),
ист.учр. (по истории учреждений),
видов док. (видов документов),
структ. (структурный),
отрасл. (отраслевой),
др. виды (другие виды).
Поле типа «со списком и редактированием», символьное, длина 42 знака.
Поля, расположенные под заголовком «Указатели к описям» (A119, A120).
A119 – Поле «Внутрифондовые» заполняется при наличии указателей, включающих информацию на уровне ед.хр., ед.уч. (описательной статьи описи) по одной, нескольким или всем описям данного фонда, через меню со значениями:
предм. (предметный),
тем. (тематический),
им. (именной),
геогр. (географический),
хрон. (хронологический),
ист. учр. (по истории учреждений),
видов док. (видов документов),
структ. (структурный),
отрасл. (отраслевой),
др. виды (другие виды),
опись-указ. (опись-указатель).
Поле типа «со списком и редактированием», символьное, длина 54 знака.
A120 – Поле «Межфондовые»: заполняется при наличии в межфондовом указателе информации на уровне ед.хр., ед.уч. (описательной статьи описи) данного фонда через меню со значениями.
предм. (предметный),
тем. (тематический),
им. (именной),
геогр. (географический),
хрон. (хронологичесий),
ист. учр. (по истории учреждений),
видов док. (видов документов),
структ. (структурный),
отрасл. (отраслевой),
др. виды (другие виды),
опись-указ. (опись-указатель).
Поле типа «со списком и редактированием», символьное, длина 54 знака.
A121 – Поле «Каталоги»: заполняется, если информация о документах фонда по итогам целевой каталогизации включена в каталоги, через меню со значениями:
сист. (систематический),
им. (именной),
объект. (объектный),
предм.-тем. (предметно-тематический),
фильм. (фильмовый),
журн. (журнальный),
реж. (режиссёрский),
опер. (операторский),
студ. (студийный),
хрон. (хронологический),
авт. (авторский),
геогр. (географический),
исп. (исполнительский),
ист. учр. (по истории учреждений),
по л/с (по личному составу),
Поле типа «со списком и редактированием», символьное, длина 73 знака.
A122 – Поле «Д/пр. вед. картотеки» (количество делопроизводственных ведомственных картотек): при заполнении следует иметь в виду, что за единицу измерения принимается название картотеки.
Поле числовое, длина 2 знака. Заполняется вручную.
A123 – Поле «Обзоры»: заполняется через меню со значениями:
фонд. (фондовый),
темат. (тематический).
Учитываются как опубликованные, так и неопубликованные обзоры, названия которых приводятся в БД «Библиография».
К тематическим обзорам следует относить обзоры как внутрифондовые, так и межфондовые, в которых использованы документы данного фонда.
Поле типа «со списком и редактированием», символьное, длина 12 знаков.
A124 – Поле «Перечни» (количество перечней документов): указывается общее количество перечней, подготовленных на основе документов данного фонда, и межфондовых, в которых использованы документы этого фонда. Названия перечней приводятся в БД «Библиография».
Поле числовое, длина 2 знака. Заполняется вручную.
Поля, расположенные под заголовком «БД о составе и сод. док-тов» («Количество БД о составе и содержании документов» – A125–A127).
A125 – Поле «Внутрифонд.» (внутрифондовые).
Поле числовое, длина 2 знака. Заполняется вручную.
A126 – Поле «Межфонд.» (межфондовые).
Поле числовое, длина 2 знака. Заполняется вручную.
A127 – Поле «Межарх.» (межархивные)
Поле числовое, длина 2 знака. Заполняется вручную.
A96 – Поле «Незадок. периоды» (наличие незадокументированных периодов). Если такая информация отсутствует, то поле не заполняется.
Под «наличием незадокументированных периодов» понимается в данном случае отсутствие документов фондообразователя в его фонде за определённый(е) период(ы) деятельности при том, что известно о существовании учреждения (лица) в данный(е) период(ы).
Поле логическое. Заполняется вручную.
A97 – Поле «Фондовые включения» (наличие фондовых включений). Если такая информация отсутствует, то поле не заполняется.
Под «фондовым включением» понимается наличие в составе фонда учреждения (личного происхождения) документов другого или ряда других учреждений (фондообразователей).
Поле логическое. Заполняется вручную.
A109 – Поле «Историческая справка»: вводится текст исторической справки о фондообразователе, где, в частности, в обязательном порядке следует указать в какой системе относится данное учреждение, запись делается по форме «учреждение входило в систему…» (Например, «учреждение входило в систему Минсельхоза» или «учреждение входило в систему Минюста» и т.д.).
Поле символьное, длина не ограничена. Заполняется вручную.
A110 – Поле «Аннотация»: вводится текст аннотации состава и содержания документов фонда.
Поле символьное, длина не ограничена. Заполняется вручную.
Файлы ключевых слов:
«Персоналии»: перечисляются фамилии, имена, отчества или инициалы лиц, упоминаемых в аннотации состава и содержания документов фонда.
Поле символьное, длина 50 знаков. Заполняется вручную.
«Географ. сведения» (географические сведения): перечисляются названия административно-территориальных единиц и топографические сведения, упоминаемые в аннотации состава и содержания документов фонда.
Поле символьное, длина 50 знаков. Заполняется вручную.
«Тематика»: вводятся слова, отражающие основное содержание документов фонда, существительными или именными словосочетаниями в форме именительного падежа единственного или множественного числа для формирования словаря-справочника и организации тематического поиска.
Поле символьное, длина 50 знаков. Заполняется вручную.
|
