|
Открывается список паспортов архива за разные годы. Затем из списка имеющихся паспортов выбирается нужный, после чего появляется первый экран паспорта.
Здесь осуществляется формирование паспорта архива. Информационная структура паспорта и его выходные формы полностью соответствуют формам паспорта, входящим в Регламент государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации.
В программе предусмотрена выдача паспорта в двух формах – в виде документа на бумаге и в электронном формате в виде отдельного файла (pasport.dbf) простой структуры с целью его передачи в вышестоящий орган для автоматизированной обработки.
Статистические таблицы паспорта содержат 236 показателей, из них 150 заполняются в данной программе автоматически на основе информации, введённой в разделы «Фонд» и «Опись». Для заполнения оставшихся 86 показателей нужно привлекать данные, которые выходят за пределы функционального назначения данной программы.
Ниже приводится выходная печатная форма паспорта и её информационная структура. Экранная форма паспорта по своей компоновке немного отличается от формы, которая выдаётся на печать, что объясняется различием формата экрана и бумажного листа A4. При этом по содержанию обе формы абсолютно идентичны.
В приведённой форме серым цветом тонированы поля, значения которых подсчитывается автоматически. В незакрашенные серым поля данные вводятся вручную. В ячейках таблиц и внетабличных строках буквами Х или ХА с номерами показаны идентификаторы полей файла pasport.dbf. Незаполняемые ячейки таблиц помечены символом Z.
Данные паспорта в части автоматически подсчитываемых сведений будут верны, разумеется, только в случае полного заполнения соответствующих количественных показателей по фондам и описям архива. Предусмотрена, тем не менее, возможность «полуавтоматического» формирования паспорта до заполнения всей базы. С этой целью все «счётные» поля паспорта (серые ячейки таблиц) доступны для ручного ввода и редактирования.
| 
