|
Создание фонда пользования
В данном разделе рассматриваются вопросы создания фонда пользования (ФП) для особо ценных (ОЦД) и уникальных документов на электронных носителях (DVD). Памятки, устройства, программы.
 Скачать документацию в формате Word. Текст этой страницы дополнен комментариями.
Целенаправленно данная работа ведётся в Центральном государственном архиве Удмуртской Республики. В процессе переписки с начальником отдела ИПС Радиком Губайдуллиным создан данный раздел сайта. На 2005 год такой вид работ запланирован и в нашем архиве (ГОПАПО).
Памятку по созданию фонда пользования можно заказать в ЦГА УР. Вышлите запрос по обычной или электронной почте на бланке архива в формате Word, вам будет выслана памятка в формате Word с приложениями, готовая для распечатки.
Техника, устройства
Для создания электронных копий документов используются сканеры формата A4, A3, цифровые фотоаппараты.
Для хранения копий фонда пользования используются DVD диски. Использование CD дисков для хранения данных нецелесообразно, т.к. объём CD диска почти в 7 раз меньше объёма DVD диска. Места CD диски занимают больше, по суммарной цене дороже. К тому же, стоимость записывающих DVD приводов постоянно снижается и теперь находится ниже отметки в 30 $.
Подготовка дела
Дело готовится к оцифровке в соотв. с п.2 памятки отделом сохранности, реставрации.
Сканирование, сохранение файлов
Разрешение сканирования – 300 dpi. Если на листе встречаются фотографии, то весь лист сканируется как обычно, но фотографии дополнительно сканируются отдельно с разрешением 600 dpi. Небольшие фотографии из паспортов, удостоверений сканируются с разрешением 1200 dpi.
Формат файлов – TIFF, LZW сжатие. Файлы в этом формате читаются большинством программ, а сжатие даёт небольшой выигрыш в объёме файла.
Файлы именуются по номеру листа. Слева дополняются нулями, например 00001.TIF, 00002.TIF. Это нужно для правильной сортировки файлов в проводнике Windows. Для листов оборотов после номера добавляется «об» – 00001об.TIF.
Структура диска
Для каждого дела создаётся папка в соответствии с его архивным шифром, например Ф.4.Оп.1.Д.725.
Если объём файлов дела больше размера DVD, дело записывается на несколько дисков. При возможности на один DVD записывается несколько дел.
Обложка и дополнительные листы дела записываются в соответствующие файлы – Обложка.tif, Заверительный лист.tif, Лист использования.tif и т.п.
Для более быстрого просмотра на диск записываются копии всех файлов дела в формате JPEG. Эти же файлы хранятся на жёстком диске. См. п. использование.
Продолжение статьи >>>
Понравилась статья? Расскажите о ней друзьям!
| 
