|
Создание фонда пользования
<<< В начало статьи
Автоматизация
INI файлы:
В папке дела создаётся файл index.ini вида:
[Main]
FondNum=4 – номер фонда
FondName=Название фонда
OpisNum=1 – номер описи
OpisTom=1 – номер тома описи, если томов несколько
OpisName=Название описи
DeloNum=725 – номер дела
DeloTom=1 – номер тома дела, если томов несколько
DeloName=Дело об увольнении солдат, служащих на Ижзаводах, в отставку – Заголовок дела
KolFiles=294 – Количество файлов изображений
KolLists=294 – Количество листов дела
KolLit=2 – Количество литерных листов дела
Lit=1А,2А – Литерные номера листов дела
KolProp=2 – Количество пропущенных листов дела
Prop=1А,2А – Пропущенные номера листов дела
Pages=1-300 – Номера страниц для этой папки. Оборот (300об) не указывается.
PagesDelo=1-490 – Номера страниц всего дела, если дело разбито на несколько дисков.
Ext=tiff – Расширение файлов
Part=3 – Номер диска, если дело занимает несколько дисков.
Scaner=Mustek Paragon 1200 A3 Pro – Название сканера
PRIM=Дело отсканировано в отделе информационно-поисковых систем ЦГА УР в 2004 г. – Примечание
RecordDate=18.10.2004 – Дата записи
RecordFIO=Губайдуллин Радик Магифуллович – Ф.И.О. исполнителя, записавшего диск
ScanFIO=Губайдуллин Радик Магифуллович – Ф.И.О. исполнителя, сканировавшего дело
ScanDate=10.01.2005-20.02.2005 – Дата(ы) сканирования.
DPI=300 – Разрешение при сканировании. Можно указывать через запятую несколько значений – 300, 600.
Файлы Descript.ion
В папке дела создаётся файл descript.ion (файл комментариев), в котором хранятся архивные шифры и заголовки дел для каждого файла.
Сохранность данных, проверка целостности
В каждой папке создаётся файл с контрольными суммами файлов index.sfv. Это необходимо для дальнейшей проверки файлов на целостность. Файл можно создать с помощью Total Commander.
Программа-оболочка диска
На диск записать программу, запускаемую автоматически, и автоматизирующую работу с диском – выдача информации о делах (файлы ini) просмотр изображений, текстов описи, текстов документов, поиск по заголовку, номеру листа, тексту документа, проверка записанных файлов на целостность, HTML галерея.
Архивный Фонд
Одновременно с созданием ФП необходимо заполнять поля Архивного Фонда. После полной оцифровки дела сделать это уже проще – файлы изображений документов в формате JPEG распознаются в программе FineReader и могут быть использованы в текстовом виде. Полученные тексты также записать файлы на диск в формате Word.
Заголовки документов заносятся в раздел «Документ» (ЭКРАН 23).
Текст документа вносится в поле «Текст документа» (ЭКРАН 24). Желательно текст предварительно подготовить – удалить лишние пробелы. Выделять красные строки пробелами нежелательно, лучше отделить абзацы друг от друга пустыми.
В разделе «Дело» поставить галочку в поле «Имеет ФП» (ЭКРАН 18).
В разделе «Опись» изменить значение в поле «Имеют ФП» (ЭКРАН 11).
Выполнить подсчёт сводных в режиме Администратора для того, чтобы в разделе «Фонд» обновилось значение поля «Имеют фонд пользования» (ЭКРАН 2).
Хранение
Диски хранятся в родных коробочках в разных архивохранилище.
Использование
Файлы изображений в формате JPEG хранятся на жёстком диске и на DVD в соответствии с архивным шифром. В корне – папки с фондами, в каждом фонде – папки с его описями, в каждой описи – папки с её делами. Поиск и просмотр возможен через АвтоФонд, Электронный Каталог или программы типа ACDSee, IrfanView.
Для использования файлов изображений, например, для передачи в типографию, если не устраивает JPEG, нужный диск заказывается из хранилища.
Сканирование документов на обычных сканерах целесоборазно только для текущих нужд. Для целенаправленного сканирования нужно приобретать планетарные сканеры, позволяющие на листы даже формата A2 тратить не более 3-х секунд.
 Скачать документацию в формате Word. Текст этой страницы дополнен комментариями.
<<< В начало статьи
| 
