Рецензия
на программу «АвтоАФ», подготовленную Плотниковым Сергеем Александровичем, зам.начальника отдела НСА, ААТ и ИПС Государственного областного учреждения «Государственный общественно-политический архив Пермской области» (ГОУ ГОПАПО)
Автоматизация государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации – важное и полезное дело, направленное на оптимизацию труда архивиста, избавление его от выполнения многих рутинных операций. Автоматизация государственного учёта улучшит обеспечение архивистов и пользователей архивной информацией, позволит более оперативно решать вопросы информационного обмена между архивными учреждениями, будет способствовать укреплению взаимодействия архивных учреждений с федеральными и региональными органами государственной власти.
Основной программой централизованного государственного учёта документов Архивного фонда РФ является программный комплекс «Архивный фонд» и «Фондовый каталог». Однако внедрение этих программ в практику работы показало, что существует множество однотипных операций по заполнению одинаковых полей, внесению описей и др. Программа «АвтоАФ», разработанная в государственном общественно-политическом архиве Пермской области, призвана автоматизировать процесс заполнения базы данных «Архивный фонд». Она позволяет автоматизировать стандартные операции по заполнению различных разделов «Архивного фонда».
К основным функциям программы «АвтоАФ» относятся:
Большое значение имеет функция импортирования описей из файлов текстового формата в раздел «Дело» АПК «Архивный фонд». Зачастую это является одной из самых трудоёмких операций по заполнению БД «Архивный фонд». Программа «АвтоАФ» позволяет сделать это нажатием одной кнопки. Однако хочется предложить автору сделать процесс подготовки файла описи к импортированию менее трудоёмким, поскольку большинство пользователей БД «Архивный фонд» не обладают достаточными знаниями для преобразования описи к требуемому для конвертации формату.
Процесс подготовки файла полностью описан пошагово. В правильно заполненной описи достаточно удалить шапку в начале и подписи в конце – программа понимает и описи формата Word. Для более быстрого преобразования рекомендуется сохранять опись в простом текстовом формате – это операция в два действия и тоже подробно описана. Для облегчения работы в последних версиях программы реализованы функции автонумерации, автоисправления ошибок и многое другое. Сергей Плотников.
Очень важно наличие в программе «АвтоАФ» функции проверки заполнения полей БД «Архивный фонд». Она позволяет контролировать корректность ввода на уровне пользователя, тем самым, уменьшая время реакции пользователя на коррекцию ошибок ввода.
Хочется отметить наличие в программе функций сбора статистики и резервного копирования с возможностью архивации БД и переноса её на дискету для передачи БД «Архивный фонд» в вышестоящие органы. Для большинства пользователей эти функции существенно облегчают задачу сбора статистики по БД и позволяют избежать потери БД из-за отсутствия резервной копии.
Несомненную ценность имеет возможность подготовки гипертекстовой версии путеводителя, которая содержит именной, тематический и географический указатели, подготовка и работа с паспортом архива, создание различных отчётов. Это существенно облегчает работу архивистов по созданию НСА к фондам архива.
В целом, программа очень удобна для работы, позволяет улучшить и оптимизировать работу архивистов с БД «Архивный фонд» и «Фондовый каталог». При её использовании повышается скорость и удобство заполнения разделов, выявление проблем заполнения полей и расчёта паспорта, составление отчётов с возможностью правки и многое другое. Возможно использование программы в работе государственных архивов.
Программа «АвтоАФ» может быть представлена для участия в конкурсе научных работ в области архивоведения, документоведения и археографии.
Новоженина Ольга Евгеньевна
Главный специалист
отдела обеспечения сохранности и госучёта документов
управления государственной архивной службы Самарской области
chiefarh.samaracity.ru
| 
