|
Только в Расширенной версии АвтоАФ
Инструкция по вводу данных программного комплекса «Архивный фонд» (3-я версия):
Если значение поля «Вид архивного фонда» равно: «ОАФ» или «арх. колл.», то заполняются поля, расположенные под заголовком «Объединённый фонд».
Раздел «Переименования фонда» заполняется, если значение поля «Вид архивного фонда» равно «учр.» или «ОАФ».
Для объединённого архивного фонда в раздел заносятся последние на момент создания ОАФ названия всех учреждений-фондообразователей, документы которых вошли в состав ОАФ.
Закройте Архивный Фонд перед работой. Запустите программу. Откройте раздел Перенос данных | ОАФ.
Укажите номер объединённого фонда «Номер ОАФ». Для него будут заполняться разделы «Состав ОАФ» и «Переименования», если стоят соответствующие галочки.
В поле «Номера фондов в составе ОАФ» укажите номера фондов, разделённые пробелами или каждый номер в новой строке.
« Заполнить справку по движению фонда» – поставьте галочку, если фонды, входящие в состав ОАФ, остались занесёнными в Архивный Фонд и их движение заполнено как «Присоединён», тогда в поле «Справка» занесётся текст справки.
« Заполнить справку по движению описи» – поставьте галочку, если описи, входящие в состав ОАФ, остались занесёнными в Архивный Фонд и их движение заполнено как «Присоединён», тогда в поле «Справка» занесётся текст справки.
Заполняйте разделы «Состав ОАФ», «Переименования» для облегчения поиска фондов, ранее входивших в состав ОАФ. В Архивном Фонде выберите меню Поиск | По фондам.
« Заполнить раздел „Состав ОАФ“» – поставьте галочку, чтобы заполнить раздел.
« Добавить даты» – поставьте галочку, чтобы к полному названию фонда добавить крайние даты его документов в виде «(1978–1988)».
« В скобках» – поставьте галочку, чтобы даты заключить в скобки. Неточные даты заключаются в квадратные скобки.
« Заполнить раздел „Переименования“».
« Добавить номер фонда» – поставьте галочку, чтобы к полному названию фонда добавить его номер «Ф.123».
« В скобках» – поставьте галочку, чтобы номер фонда заключать в скобки.
« В начале» – номер фонда будет добавлен в начале названия.
« В конце» – номер фонда будет добавлен в конце названия.
| 
