|
По терминологии Архивного Фонда – это Перечни фондов (описей, дел…).
Вы можете выгрузить список фондов, описей, дел с указанными номерами, датами, количеством дел. Дополнительно можете фильтровать записи по заголовкам. Выводите списки для последующего редактирования и распечатки в Word’е. На основе этих отчётов можно формировать и другие отчёты.
Если есть фонды с нестандартными номерами (641/1), которые в Архивном Фонде занесены как стандартные (641), вы можете указывать номера фондов в виде «641/1». См. п. 2.5.
Закройте Архивный Фонд. Запустите АвтоАФ. Откройте раздел Отчёты | Списки. Выберите нужный отчёт.
Параметры:
« Полное название в поле „Аннотация“» – поставьте галочку, чтобы в отчёт могли попасть полные заголовки дел, если они хранятся в поле «Аннотация».
«Отчёт». Выберите нужный раздел для вывода отчёта.
«Сортировка». Выберите нужный тип сортировки. Сортировка по названию доступна только для фондов.
« Даты в одном столбце» – поставьте галочку, чтобы даты выводить в одном столбце, разделяя тире (1978–1980). При снятой галочке даты выводятся в разных столбцах.
« Текстовые даты» – поставьте галочку, чтобы даты дел выводить в текстовом виде (10 ноября 1978). При снятой галочке даты выводятся в числовом виде (10.11.1978).
« Итоговая запись» – поставьте галочку, чтобы выводить итоговую запись.
« Сокращённое название фонда» – поставьте галочку, чтобы в отчётах по списку фондов, движению выводить сокращённые названия фондов вместо полных. Заголовки фильтруются по этому полю.
« Сокращать название описи до [N]» – поставьте галочку, чтобы в отчёте по списку описей, движению выводить сокращённые названия описей до N символов.
«#13 в Memo на» – введите символы для замены символов перевода строки.
« Сокращать Memo до» – поставьте галочку, чтобы сокращать объёмный текст Memo полей.
« Фильтр по номерам» – поставьте галочку, чтобы выводить фильтровать описи, дела по номеру фонда, дела по номеру описи.
«Движение» – выберите нужное значение движения. Можно вывести все фонды, описи, либо только в наличии или переданные и т.п.
«Тип» – выберите нужное значение типа документации. Можно вывести все фонды, описи, дела, либо только управленческие или личного происхождения и т.п.
«Категория» – выберите нужную категорию документов. Можно вывести все фонды, описи, либо нужной категории.
«Ценность» – выберите нужное значение ценности документов. Можно вывести все дела, либо только нужной ценности.
« Фильтр по годам» – поставьте галочку, чтобы выводить фильтровать записи по году.
« Фильтр по названию» – поставьте галочку, тогда в отчёт попадут те фонды, описи, дела или документы, в названии которых встречается часть строки поиска. Например, чтобы отобрать личные фонды, наберите «ЛФ» .
Вы можете найти записи с несколькими словами одновременно (И), одним из слов (ИЛИ), или фразой целиком как есть.
Чтобы учитывать регистр при поиске, введите любое слово с большой буквы.
« Дополнительные поля» – поставьте галочку для вывода дополнительных полей после основных. Например, чтобы в списке фондов дополнительно вывести количество дел управленческой документации, добавьте поле A17.
Чтобы в списке описей вывести кроме номеров фондов их названия, введите в это поле Fond.FName. Вы можете выводить любые поля раздела «Фонд».
Вы можете вывести любые поля раздела «Топография», например, для вывода реестра описей общего и по каждому хранилищу отдельно. Укажите дополнительное поле Opis2.H3 или название любого другого поля. Вывод списка при этом существенно замедляется.
Чтобы привести отчёт к нужному виду, выберите меню Правка | Выделить всё (или только нужное). Выберите меню Таблица | Преобразовать | Преобразовать в таблицу.
Чтобы дополнительно отсортировать отчёта по номеру фонда, описи, дела, выберите меню Таблица | Сортировка. Выберите первый (или нужный) столбец.
14.1 Список фондов
Выводится список фондов. Фильтруйте по части названия фонда, чтобы отобрать только нужные фонды.
Если стоит галочка « Сокращённое название фонда», фильтруются сокращённые названия, иначе полные.
14.2 Список описей
Выводится список описей весь либо одного фонда. Фильтруйте по части названия описи для отбора только нужных описей.
Вы можете кроме номера фонда вывести его название и любые другие поля – поставьте галочку « Дополнительные поля» и введите названия полей. Вы можете дополнительно вывести любые поля раздела «Топография». Описание выше.
14.3 Список дел (опись)
Выводится список дел весь (не рекомендуется) либо заданного фонда, описи. Введите желаемый номер фонда, номер описи, том описи. В заголовке описи выведётся номер фонда с названием, номер описи с названием. После списка дел выведётся информация об их количестве, первый и последний номер дела. Если заполнено поле «Неточная дата», то выводится значение из этого поля. Иначе выводятся точные даты. Если обе точные даты одинаковые, выводится одна из них. Возможна фильтрация по части заголовка дела для отбора только нужных дел.
14.4 Список документов
Выводится список документов весь либо заданного фонда, описи, дела. Введите желаемый номер фонда, номер описи, том описи, номер дела. В заголовке описи выведётся номер фонда с названием, номер описи с названием, номер дела с названием. После списка документов выведётся информация об их количестве. Если заполнено поле «Неточная дата», то выводится значение из этого поля. Иначе выводится точная дата. Возможна фильтрация по части заголовка документа для отбора только нужных документов.
14.5 Конструктор отчётов
С помощью конструктора отчётов можно вывести любой отчёт по любому разделу программы. Может пригодиться при составлении сложных отчётов, исправлении ошибок, автоматического заполнения полей.
Выберите нужный раздел в выпадающем списке разделов. В появившемся списке полей выберите нужные поля с нажатой клавишей Ctrl.
14.6 Дополнительные отчёты
На основе данных отчётов можно сформировать и другие отчёты.
Допустим, нужен список фондов первой категории:
1. Выведите отчёт по списку фондов – кнопка «Начать».
2. В Word’е преобразуйте его в текст – выберите меню Таблица | Преобразовать | Текст в таблицу.
3. Отсортируйте таблицу по столбцу «Категория» – выберите меню Таблица | Сортировка.
4. Выделите строки с ненужными категориями и удалите – выберите меню Таблица | Удалить | Строки.
5. Отсортируйте таблицу нужным образом – по столбцу «Номер фонда» или «Название».
6. При необходимости удалите столбец «Категория» – выберите меню Таблица | Удалить | Столбцы.
Список фондов первой категории готов. Теперь вы можете сразу вывести фонды и описи нужной категории.
Вывод списка описей фонда 354:
1. Поставьте галочку « Фильтрация по фонду».
2. Укажите номер фонда в поле «Фонд» – 354.
3. Выведите отчёт по списку описей – кнопка «Начать».
4. В Word’е преобразуйте его в текст – выберите меню Таблица | Преобразовать | Текст в таблицу.
5. При необходимости удалите столбец «Фонд» – выберите меню Таблица | Удалить | Столбцы
6. Отсортируйте таблицу нужным образом – по столбцу «Номер описи» или «Название».
Вывод списка личных фондов:
Выводится так же, как список фондов первой категории, только сортировка будет по типу фонда. Теперь вы можете сразу вывести фонды и описи нужного типа.
Вывод описи дел:
1. Поставьте галочку « Фильтрация по фонду, описи».
2. Укажите нужные номер фонда и описи в поле «Фонд» – 354 и «Опись» – 1.
3. Выведите отчёт по списку дел – кнопка «Начать».
4. В Word’е преобразуйте его в текст – выберите меню Таблица | Преобразовать | Текст в таблицу.
5. При необходимости удалите столбцы «Фонд» и «Опись» – выберите меню Таблица | Удалить | Столбцы.
6. Отсортируйте таблицу нужным образом – по столбцу «Номер дела» или «Название».
Опись дел готова.
Аналогичным образом можно сформировать и другие отчёты.
| 
