Организация работы по упорядочению документов постоянного хранения и по личному составу

5. Оформление дел

От качественного выполнения этого участка работы зависит дальнейшее обеспечение сохранности документов.

Сформированные документы должны быть подшиты или переплетены.

Специалисты организаций, как правило, осуществляют подшивку самостоятельно:

1. Прежде чем приступить к выполнению подшивки, следует удалить все металлические скрепления (скрепки, булавки) с целью предотвращения появления ржавчины.
2. Каждое дело подшивается в твёрдую, плотную обложку из картона прочными нитками, как правило, белого или черного цвета.
3. Дело форматом A4 подшивается на 4 прокола, начиная с листа, идущего вслед за обложкой, верхняя часть обложки не подшивается. На первый лист накладывается узкая (1,5–2 см) картонная полоска, через которую прошивается дело. Дела по личному составу допускается подшивать насквозь, включая верхнюю и нижнюю части обложки.
4. Подшивать дела следует с учётом возможности свободного чтения текста. В том случае, если текст документа расположен близко к краю листа, то необходимо этот лист нарастить, т.е. подклеить полоску плотной бумаги шириной примерно 3 см, и за нее подшить документ.
5. При наличии в деле невостребованных личных документов эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов, они изымаются из дел, и на них составляется отдельная опись.
6. В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале для защиты первого листа документов дела – чистый лист бумаги.
7. После того, как дело подшито, его необходимо пронумеровать: нумеруются все листы дела, за исключением листов внутренней описи, чистых листов и листа-заверителя, простым карандашом в верхнем правом углу листа арабскими цифрами, не задевая текста документа с первого листа, с цифры 1.

   Листы дела, разделённого на тома, нумеруются по каждому тому отдельно. Лист прошитый за один край, нумеруется как один лист. Лист, сложенный и прошитый за середину, нумеруется как два листа. Подклеенные к документу другие документы (вырезки, расчётные листки и т.д.) за один край, нумеруются каждый в отдельности. Однако если такие документы наклеены на документ «наглухо», нумерации подлежит только тот лист, к которому они приклеены.

   Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию.

   В случае обнаружения большого количества ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. В этом случае старые номера зачеркиваются, а рядом ставится новый номер листа, при этом составляется новый лист-заверитель, а старый зачеркивается и сохраняется в деле.

8. Лист-заверитель составляется по установленной форме, в которой указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации (наличие литерных, пропущенных номеров, номера листов с фотографиями, конвертов с вложениями и т.д.), а также указываются особенности формирования данного дела. Лист-заверитель подписывается его составителем.

   Нельзя выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа в конце дела на внутренней стороне обложки.

9. Для раскрытия содержания тех или иных документов в делах рекомендуется составлять внутреннюю опись.

   Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме. К внутренней описи составляется итоговая запись, и внутренняя опись подписывается ее составителем.

Страницы: 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10

Понравилась статья? Расскажите о ней друзьям!