Заполнение полей раздела «Опись»

Вопрос:
В разделе «Опись» исчезли все описи, осталось несколько записей, хотя в разделе «Дело» все дела этих описей остались.

Ответ:
Будьте внимательны при удалении записей в разделе «Опись» в программе Архивный Фонд. Иногда программа помечает на удаление все записи раздела. После выполнения сжатия в режиме Администратора будут удалены все описи, восстановление будет невозможно. Это ошибка программы Архивный Фонд.

Программа АвтоАФ при проверке раздела «Опись» выводит предупреждение о наличии удалённых записей и предлагает либо выполнить сжатие, либо восстановить случайно удалённые записи через любой DBF редактор.

Обязательно выполняйте резервное копирование перед внесением любых изменений, особенно в конце года перед сдачей паспорта.

Каждый новый день без резервного копирования грозит вам потерей ваших данных и большими неприятностями.

Вопрос:
Возникла проблема при учёте количества дел по личному составу для смешанных описей.

На уровне описи для смешанных указано только общее количество дел и тип документации «управленческая».

На уровне фонда также количество управленческой и по личному составу не разнесено – учитывается по управленческой.

При пробном заполнении поля раздела «Опись» «Объем по л/с» замечено, что на цифры фонда и цифры паспорта данное число не влияет. В формулах расчёта паспорта, поле G48 нигде не применяется.

Это поле ни на что не влияет и нужно только для самоконтроля?

Ответ:
Относительно учёта документов по л/с, содержащихся в управленческих описях, мы неоднократно консультировались с сотрудниками отдела обеспечения сохранности и государственного учёта документов Росархива (Попова Елена Николаевна тел. 206-51-87). Было сказано, что по правилам опись должна содержать документы только одного типа. При подсчёте Паспорта архива верно вести учёт таким образом: если указано, что опись управленческая, то все документы содержащиеся в ней учитываются как упр., в том числе и по л/с (соответственно документы по л/с необходимо выносить в отдельную опись).

Нами было добавлено поле в разделе «Опись» «Объем по л/с» G48 для информативности. Кроме того, это поле используется при формировании отчёта «Перечень описей, содержащих документы по л/с».

Куприянова Ольга Владимировна

Вопрос:
В разделе «Опись» в поле «Введено л/с ед.хр.» значение не обнуляется при подсчёте сводных. Все записи в разделе «Дело» просмотрены, ни одного дела по личному составу нет. Вручную исправить значение тоже нельзя. Что делать?

Ответ 1:
Это ошибка программы Архивный Фонд. Не обнуляются значения во всех трёх полях – «Введено ед.хр. (G46)», «Введено ед.уч. (G47)», «Введено л/с ед.хр. (G49)».

Используйте АвтоАФ для исправления проблемы – выберите меню Опись | Обнулить кол-во дел по описи

Ответ 2:
В любом DBF редакторе обнулите значения в полях G46, G47, G49, можете даже во всех записях. Обнуление этих значений не приведёт к потере данных, т.к. значения в этих полях рассчитываются автоматически каждый раз при подсчёте сводных в режиме Администратора. Выполните подсчёт сводных.