Заполнение полей раздела «Дело»

Разбиение на разделы условно – некоторые вопросы могут относиться и к другому разделу, поэтому при поиске решения просмотрите весь FAQ. Ответы на все вопросы авторские, кроме специально подписанных.

Вопрос:
Программа не даёт ввести заголовок дела полностью. Что делать?

Ответ:
В поле «Заголовок дела» в Архивном Фонде можно ввести только первые 250 символов (считая пробелы). Если в заголовке больше 250 символов, полный текст заголовка введите в поле «Аннотация». В поле «Заголовок» введите первые 248 символов с добавлением двух точек в конце “..”, означающих наличие полного заголовка. Если в заголовке меньше 250 знаков, поле «Аннотация» не заполняйте. Не сокращайте заголовки, чтобы уместить их в 250 знаков, т.к. это помешает поиску дел в дальнейшем.

При таком заполнении данные не теряются – можно вести поиск по полным заголовкам и выводить полные правильные описи.

На данный момент не поступали сообщения о том, что поле «Аннотация» используется ещё и по прямому назначению, т.е. в него заносится текст аннотации к делу. При необходимости введите текст аннотации, отделив его от заголовка дела пустым абзацем.

Используйте АвтоАФ для автоматического заполнения раздела – программа выполняет все эти действия автоматически.

Вопрос:
Возник вопрос по учёту секретных дел в АФ. Правильно ли так заводить описи в АФ?

Учёт секретных дел

До проведения работы по рассекречиванию документов секретные и несекретные архивные документы размещались в одних и тех же хранилищах, в составе одних и тех же описей и дел.

В процессе работы по рассекречиванию часть дел переданы на обособленное хранение в качестве секретных. В описи основного архивного фонда вымарываются заголовки дел, оставленных на секретном хранении, составляется новая итоговая запись об объёмах фактически учтённых в ней единиц хранения.

На дела, оставшиеся на секретном хранении, составляется новая секретная опись, имеющая литер «с», при этом номера единиц хранения остаются прежними.

В ПК «Архивный фонд» общее количество единиц хранения по фонду не меняется, только учтены они будут по разным описям – открытым (фондовым) и закрытым (секретным) с литером «с».

Ответ:
Существующая версия ПК «Архивный фонд» не предусматривает работу с секретными документами. Не подготовлены и соответствующие инструкции Росархива. Напоминаем также, что сведения о секретных документах могут вноситься только в надлежащим образом сертифицированную технику.

Киселёв И.Н.

Вопрос:
Возникла проблема при переносе описи архивных уголовных дел в Архивный Фонд.

Как видно из приложенной описи, в ней учтены все физически обособленные единицы хранения (т.е. кроме следственных дел – все приложения к ним: наблюдательные дела, переписка и т.п.). Архивный номер для следственного дела и приложений к нему – один и тот же; причём, менять его нельзя.

В программе Архивный Фонд требуется указания оригинального (своего) номера для каждого дела. С томами проблем нет. А как же быть с приложениями? Занести в качестве оригинального номера номер п/п, а архивный номер дела (присвоенный ему в КГБ) – в поле «Производственный номер»?

При публикации документов (или в других случаях использования) необходимо указывать именно архивный номер. Получается, что в Архивном Фонде будет указан один номер дела, а в публикациях другой? Подробней >>>

Ответ:
1. В поле L1 – «Номер единицы хранения» вносите порядковый номер дела по описи.

2. Номер архивно-следственного дела, присвоенный ему в архиве фондообразователя, вносите в поле L6 – «Делопроизводственный индекс», а не в поле L7 – «Производственный номер». Подробней >>>

Щеглов Юрий Борисович
Начальник отдела по работе с документами КГБ
Центр документации новейшей истории Саратовской области