FAQ. Работа с программой АвтоАФ

Вопрос ^{[23 окт 2007]}:
Программа сообщает, что поле «Конечная дата» в разделе «Переименования» Архивного Фонда не заполнено. Что делать? Ведь конечная дата для текущего названия организации неизвестна.

Ответ:
В переименованиях заполняются только предыдущие названия и даты существования организаций. Текущее название организации заполняйте только в главной карточке фонда (ЭКРАН 1).

Вопрос ^{[3 фев 2007]}:
При проверке баз (возможно и в других случаях) отчёт открывается в Word’е в неверной кодировке.

Ответ:
Откройте раздел «Настройка» в АвтоАФ. Поставьте галочку  Выбор кодировки в Word’е. Или нажмите правую кнопку мыши на кнопке «Word».

Теперь Word при открытии файла будет запрашивать кодировку. Выберите кодировку «Windows».

Вопрос:
Программа при проверке баз выводит ошибки типа «Возможно, тип фонда и описи не сходится» и подобные.

Ответ:
Это не ошибка. Ошибки помечены словом «ВАЖНО».

Обратите внимание на ключевое слово – «Возможно». Программа только сообщает вам о небольшом несоответствии.

Если поле так и должно быть заполнено, не обращайте внимания на это сообщение.

Вопрос:
Программа при переносе описей выводит очень много сообщений об ошибках орфографии. Как это можно отключить?

Ответ:
Снимите галочку  Орфо.

Обратите внимание! Программа часто находит опечатки даже в описях, прошедших самую тщательную проверку!

Вышлите файл с такими ошибками автору, чтобы следующие версии программы работали более корректно.

Вопрос:
Непонятен местами текст отчёта по проверке заполнения полей – не видно, о каком фонде идёт речь, сообщается об ошибке и слово «Успешно». Если это значит, что программа автоматически устранила ошибку, и нам знать не надо, где она была, то вызывает сомнение возможность автоматически заполнить, например, аннотацию или раздел «Переименования».

Ответ:
Номера фондов не выводятся, т.к. для всех фондов данный вид проверки прошёл успешно. Проверки взаимно пересекаются, и если в одном месте программа отчитывается об успешности прохождения теста, не факт, что проблемы нет вообще. Рекомендую галочку «Успешные проверки» снимать.

В режиме проверки программа не вносит никаких изменений в базы – только читает данные. Устранение проблем заполнения запускается через раздел «Перенос данных | Автозаполнение». Например,  Заполнить движение = Наличие для всех незаполненных фондов.

Программа не может сама заполнить раздел «Аннотация», «Историческая справка» – вы должны сами скопировать текст из Word и вставить из буфера обмена. Подробные рекомендации читайте в моём руководстве к АФ – «Работа с программой Архивный Фонд». Используйте также раздел «Перенос данных | Текст» программы АвтоАФ.

Для раздела «Переименования» каждое переименование заносится как отдельная запись. Таких записей немного, поэтому проще копировать текст также из Word’а и вставлять названия, чем дополнять программу. Также разделы «Переименования» и «Состав ОАФ» можно заполнить при создании ОАФ. Для этого все составляющие фонды должны быть заведены в Архивный Фонд.

Вопрос:
При переносе описей программа выдаёт много ошибок.

Ответ 1:
Скорее всего, вы не удалили лишние знаки абзаца и знаки разрыва строки. Вы можете сделать автоматически в Word’е – выберите меню Правка | Замена…. Смотрите справку к АвтоАФ – «3.3 Конвертация в текстовый формат».

Ответ 2:
Убедитесь, что при преобразовании таблицы в текст используется знак табуляции «→», а не знак абзаца «¶».

Вопрос:
В отчёте «Статистика» количество описей одно, а в паспорте совсем другое.

Ответ:
Всё верно. Отчёт «Статистика» показывает данные по количеству записей и записей в наличии в заполненных разделах. Опись же может состоять из нескольких томов – каждый том заносится в Архивный Фонд как отдельная запись. В паспорте же все тома одной описи считаются как одна опись, причём считаются только описи в наличии.

Вопрос ^{[24 апр 2007]}:
Программа работает неправильно – в таком-то разделе делает то-то неверно. Хочется, чтобы было по другому. Хочется новых функций.

Ответ:
Загляните на сайт программы в Интернете – www.autoaf.ru. Возможно, уже выложена новая исправленная версия программы. Если новой версии нет, напишите письмо автору zoth@bk.ru, чтобы проблему можно было исправить как можно быстрее.

Если вы часто выполняете какие-то действия вручную, например исправляете описи при переносе, напишите автору – возможно программа сможет сделать это вместо вас автоматически и сэкономит ваше время.

Если вы составляете какие-либо отчёты по хранилищам, сохранности, научно-справочному аппарату, напишите автору – возможно программа сможет сделать это вместо вас автоматически и сэкономит ваше время.

Обязательно напишите автору, если программа выводит непонятные надписи на английском языке – нажмите клавишу Ctrl+C, чтобы скопировать сообщение как текст или Alt+PrintScreen, чтобы скопировать сообщение как картинку и отправьте текст или картинку автору.

Джеф Раскин
Если покупатель тратит своё время на тщательный анализ вашего продукта и делает конструктивные предложения для его улучшения, обязательно отнеситесь к этому с вниманием! Это нельзя рассматривать как попытку сделать вам выговор или нанести оскорбление. Такой человек не является вашим врагом. Этим он демонстрирует свою лояльность и интерес к вашему продукту.