Поиск проблем заполнения, неверного расчёта паспорта

Разбиение на разделы условно – некоторые вопросы могут относиться и к другому разделу, поэтому при поиске решения просмотрите весь FAQ. Ответы на все вопросы авторские, кроме специально подписанных.

Вопрос ^{[30 ноя 2004]}:
В паспорте количество описей всего и в полном комплекте не сходится. Программа АвтоАФ показывает, что поле «Количество экземпляров» заполнено во всех описях.

Ответ 1:
Опись считается в полном комплекте, если количество её экземпляров три и больше. Похоже, у вас в поле «Количество экземпляров» в некоторых описях записано значение 1 или 2.

Используйте АвтоАФ для поиска таких описей.

Ответ 2:
Откройте файл «Opis.dbf» в любом DBF редакторе (WinDbfView, DBFNavigator) или в Excel’е. Отсортируйте базу по полю G26 (Количество экземпляров описи). В DBF редакторе можно сразу исправить значение на нужное.

В Excel’е исправлять DBF файлы нельзя.

Чтобы узнать номер фонда, надо совпадающее значение поля Fond найти в поле KOD файла «Fond.dbf». В поле FKOD будет номер нужного фонда.

Вопрос ^{[30 ноя 2004]}:
В паспорте количество фондов (описей, дел) не сходится с бумажным. Надо просматривать все разделы по порядку?

Ответ:
Вручную просматривать каждый раздел не надо. Проверьте базы через АвтоАФ. После исправления проблем проведите проверку ещё раз – возможно, выявятся ещё некоторые проблемы.

Если проблемы расчёта всё равно остались, в АвтоАФ выберите режим «Проверка | Специальная». Также ознакомьтесь с файлами «Паспорт – переменные» и «Паспорт – формулы» – в них указано, какие поля используются для расчёта. Описание названий полей есть в файле «Инструкция по вводу данных программного комплекса „Архивный фонд“ (3-я версия)»