12–17 сентября 2010 года в городе Осло (Норвегия) состоялись заседание Исполкома Международного совета архивов (МСА), международная конференция круглого стола архивов (СИТРА), а также было проведено ежегодное общее собрание членов МСА (Генеральная ассамблея). В этих мероприятиях принял участие заместитель руководителя Росархива Владимир Петрович Тарасов. Он выступил с сообщением «Актуальные вопросы управления электронными документами и архивами в Российской Федерации». Вот небольшой кусок из его выступления про новую версию Архивного Фонда:
Российские архивы активно используют новейшие технологии и для автоматизации основных направлений своей работы. Ведутся работы по автоматизации научно-справочного аппарата архивов, оцифровыванию фонда пользования документов, автоматизации работы читального зала, исполнению запросов удаленных пользователей и т.д.
Технически российские государственные архивы оснащены на современном уровне. Все архивисты используют современные информационные технологии в своей профессиональной деятельности. У них имеются навыки создания баз данных различного типа, умения работать в сетях типа «интранет» и «интернет», с электронной почтой, почти все крупные архивы имеют свои веб-сайты. Освоены технологии сканирования документов, оцифровки архивных документов и справочников к ним.
На федеральном уровне разработан и внедрён во всех федеральных и региональных архивах программно-технический комплекс «Архивный фонд» (уже 4-я версия). Программа создает возможность ведения государственного учёта в автоматизированном режиме не только документов на бумажной основе, но и кино-, фото-, фоно-, видео- и документов на электронных носителях, автоматического формирования справочно-поисковых средств, раскрывающих состав и содержание архивных фондов, как на уровне единиц хранения, так и на уровне документов. Это универсальное программное обеспечение, позволяющее каждому архиву создать автоматизированную информационную систему, охватывающую все основные функции архивной работы (учёт, статистика, создание архивных справочников и т.п.).
Завершается разработка программных комплексов «Фондовый каталог» и «Центральный фондовый каталог», предназначенных для аккумулирования данных, накопленных в 4-й версии ПК «Архивный фонд». Оба этих программных продукта предоставят возможность представления открытой части информационного массива для широкого доступа в Интернете. Первый модуль планируется разместить на веб-портале «Архивы России» в следующем году. К публичной информации будут добавлены соответствующие поисковые средства.
Таким образом, архивы России работают по выполнению Плана реализации Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации до 2011 г., утвержденного в феврале 2010 г.
В.П. Тарасов
Заместитель руководителя Федерального архивного агентства
