|
 Программа «Учёт обращений граждан и организаций» автоматизирует работы по регистрации, учёту запросов, поступающих в архивные учреждения, контролю за исполнением. Также в программе предусмотрен учёт личных обращений граждан в приёмную архива.
Программа «Запросы» (учет запросов, поступающих в архивные учреждения от физических и юридических лиц) – победитель конкурса архивных проектов. Авторы программы на момент объявления результатов основали свою фирму – ООО «Архивные Информационные Технологии». Программа переписана заново и распространяется теперь от лица новых авторов под названием «Учёт обращений граждан и организаций».
Исполнение запросов – одно из основных направлений деятельности архива. Запросы поступают от органов государственной власти, местного самоуправления, государственных, негосударственных и общественных организаций, объединений и, конечно же, граждан.
Большинство запросов в архиве – запросы социально-правового характера. Это запросы конкретного лица или организации, связанные с обеспечением прав и законных интересов граждан. К этой категории относятся запросы о подтверждении размера заработной платы, трудового стажа, получении образования, награждении, присвоении званий, применении репрессий и т.д.
В последнее время запросов количество запросов всё увеличивается. Бывают случаи, когда на исполнение запросов переключаются все работники архива. В этой напряжённой обстановке почти не остаётся времени на бумажную работу – учёт запросов, которая выполняется по старинке, используя журналы учёта. Вместе с тем, ответы на запросы печатаются на компьютере. Почему бы не совместить два этих процесса? Используйте компьютер на полную мощь – учитывайте запросы и отвечайте на них в одной программе!
Учёт запросов
Преимущества программы «Учёт обращений граждан и организаций»:
- автоматизированный учёт запросов избавляет от бумажной работы
- списки всех видов запросов хранятся в одной программе
- обращения хранятся неограниченное количество лет, в отличие от бумажных
- быстрый поиск любых запросов и ответы на них
- выявление повторных обращений и создание дубль-запросов
- контроль над сроками исполнения запросов
- автоматическое создание ответов на бланках организации с использованием готовых шаблонов
- оперативное получение сведений об исполнении запросов
- получение статистических отчётов и диаграмм
Хранение запросов
Программа может хранить 4 вида запросов:
- социально-правовые
- тематические
- генеалогические
- из-за рубежа
Кроме этого, в программе ведётся и учёт консультаций посетителей. Для каждого вида запросов предусмотрена отдельная вкладка.
Информативность
Программа обладает высокой информативностью – в списках запросов особо выделяет те запросы, срок исполнения которых истекает или уже истёк. Запросы на контроле выделяет жирным шрифтом. Кроме того, есть возможность скрыть исполненные запросы, показать запросы, у которых подходит срок исполнения, просроченные или на контроле. Можно вывести список запросов за последний месяц.
Ко многим элементам программы есть всплывающие подсказки (хинты). Встроенная справка не оставит вас наедине с программой, а поможет правильно её настроить и быстро освоить.
Поиск и фильтрация
В программе предусмотрен быстрый поиск запросов. Для этого достаточно поставить курсор в поле «Поиск» и начать набирать текст или номер запроса – программа автоматически выберет нужный режим поиска.
Строка для быстрого поиска – единственно верный вариант поиска для программы, работающей в такими объёмами данных. Достаточно для примера сравнить утомительный поиск в Архивном Фонде и удобный и быстрый поиск в АвтоФонд. Радует, что авторы не просто наращивают функционал, а делают программу дружелюбной к пользователю. Архивисты – люди и так не прихотливые, а годы работы с отсталой программой Архивный Фонд и прочим неликвидом отбили всякую надежду получить нормальный рабочий инструмент. Но всё меняется, когда за проектирование программ берутся профессионалы.
Кроме быстрого однострочного поиска программа позволяет раскрыть её возможности поиска на полную мощь – достаточно выбрать меню Обращения | Выборка. Здесь реализован поиск по любой части текста любого поля, ограничение по датам. Есть возможность выбрать параметры отбора: тема запроса, исполнитель, статус заявителя, результат ответа, выдано.
Ввод данных
Большое количество функций программы разработано так, чтобы ускорить ввод информации:
- автоматическая нумерация запросов
- автоматическое присвоение даты
- выбор готовых вариантов из справочников
- заполнение полей значениями по умолчанию, например тем запросов
- ускоренный ввод адресов
- подготовка ответов на основе готовых шаблонов
Конечно это не избавляет полностью от ручного ввода, но позволяет щёлкать по кнопкам и клавишам в несколько раз реже. Также вы можете отменить автонумерацию запросов и нумеровать или исправлять номера вручную, изменить дату поступления.
Вывод отчётов
Любой список отобранных запросов можно вывести на печать или в Excel, сохранить в отдельном файле.
При ответе на запрос архивист может использовать нужный шаблон для быстрого создания ответа или добавить свой. Набранный ответ программа может передать в Word, где его можно распечатать и сохранить.
Технические требования
Особых требований к компьютерам нет – программа работет на любом компьютере, на котором работает Windows. Использовать программу можно как на одном компьютере, так и по сети в большой организации.
Долгое время единственной программой для автоматизации учёта запросов была программа «Учёт запросов социально-правового характера» Радика Губайдуллина. Теперь есть и более универсальная программа. Обращайтесь в ООО «Архивные Информационные Технологии».
| 
