|
 Программа разрабатывалась в 2002 г. в ЦДНИ УР в целях замены морально устаревшей
базы данных, созданной в середине 90-х годов в ЦГА УР. Предыдущая программа
использовала базу данных dBase и функционировала под DOS.
Новая программа была внедрена во все государственные и ряд муниципальных
архивов Удмуртии. Кроме того, программа была передана в ряд региональных архивов. Использовалась в ГОПАПО.
 В 2006 году автором была проведена модернизация программы и структуры базы
данных. В результате проведённой работы улучшен алгоритм автоматической
нумерации запросов, доработана поисковая система, включены дополнительные функции
(учёт выданных копий документов). База данных функционирует на Firebird 1.5.
База данных ЦГА УР содержит более 47 000 записей о запросах, поступивших
в архив за период с 1991 года, что существенно облегчает работу отдела информации
публикации документов.
 В программе реализованы следующие функции:
1. Разграничение доступа пользователей к БД и их идентификация при помощи
уникального пароля.
2. Ввод неограниченного количества запросов на одно лицо.
3. Гибкая система поиска запросов: по номеру, по фамилиям запрашиваемого и автора
запроса, по содержанию, по виду и характеру ответа, платности и исполнителю,
а также по дате запроса.
4. Гибкая установка справочника «вид запроса»
в соответствии с реальной необходимостью, т.е. возможность использования в любом
архиве.
5. Функция автоматической нумерации запросов. При необходимости изменения
номера запроса возможна ручная корректировка. Возможно отключение автоматической
нумерации.
6. Печать двух видов карточек регистрации запросов в соответствии
с «Основными правилами работы в государственных архивах». Возможность
печати карточки как из самои программы, так и из редактора MS Word.
7. Создание шести видов отчётов по базе данных, по любому временному интервалу:
основной, с перечислением количества поступивших запросов по каждому виду и по виду ответа на них;
по исполнителю, с указанием количества запросов и их видов;
по операторам, с указанием количества внесённых запросов;
динамика запросов за каждый месяц конкретного года;
список запросов, исполненных с нарушением срока;
список номеров фондов (с указанием количества), использовавшихся в ответах на запросы.
 Практически все виды отчётов создаются в редакторе MS Word, могут сохраняться
в стандартном формате и использоваться в отчётах о работе архива.
8. При добавлении фамилии, имени, отчества лица в программу, происходит автоматическая
проверка на наличие подобной записи в БД.
9. Реализована система проверки
ввода обязательных сведений, проверки правильности этих сведений, предупреждения
пользователя об этом.
10. Автоматическое уведомление пользователя об истечении
срока исполнения запросов.
11. Автоматическое уведомление пользователя о
начале нового отчётного года.
12. Гибкий интерфейс пользователя программы.
| 
