|
3. Заголовок дела автоматически форматируется по правилам вёрстки – удаляются лишние пробелы, ставятся пробелы в нужных местах и т.д.
В поле «Заголовок дела» Архивного Фонда переносится только первые 250 символов (считая пробелы) – это ограничение программы. Если в заголовке больше 250 символов, полный текст заголовка не отбрасывается, а заносится в поле «Аннотация». В поле «Заголовок» будут занесены первые 248 символов с добавлением двух точек в конце „..“, означающих наличие полного заголовка – по нему можно будет производить полноценный поиск. Программа покажет количество таких заголовков.
3.1 Заголовки с «то же» автоматически заменяются на полный текст заголовка – это необходимо для поиска дела по заголовку и составления отчётов. Программа предупредит о наличии таких заголовков.
Заголовки единиц хранения с одинаковым содержанием и одинаковыми формулировками в листовой описи обозначаются словосочетаниями «то же», […]. Однако при составлении описи в электронном формате употребление словосочетаний «то же» в заголовках исключено. Составление архивных описей: Методические рекомендации / Росархив. ВНИИДАД. – М., 2003. – 144 с. Раздел 4.
Программа может автоматически сформировать правильные заголовки для заголовков «то же».
Предыдущий
заголовок | Заголовок с «то же» | Полный заголовок | Комментарий
| | Протоколы №№ 1–3 заседаний | то же
| Протоколы №№ 1–3 заседаний | Если заголовок содержит только «то же», он будет заменён на текст предыдущего заголовка дела.
| Протоколы т. 1
| то же т. 2
| Протоколы, т. 2 (восстановлена пропущенная запятая)
| Если заголовок содержит «то же» с указанием номера тома, он будет заменён на текст предыдущего заголовка дела без номера тома.
| Протоколы, т. 1
| то же, т. 2 (приказы)
| Протоколы, т. 2 (приказы) | То же
| | Личное дело Пупкина Василия
| то же, Иванова П.П.
| Личное дело Иванова П.П. | Если предыдущий заголовок начинается с «Личное дело», новый заголовок тоже будет «Личное дело» с указанием текста после «то же».
| Пупкин Василий
| то же, наблюдательное дело
| Пупкин Василий, наблюдательное дело | Если после слов «то же» стоит запятая, а в предыдущем заголовке её нет, он будет заменён на текст предыдущего заголовка дела с добавлением текста после запятой.
| Пупкин Василий, следственное дело
| то же, наблюдательное дело
| Пупкин Василий, наблюдательное дело | Если предыдущем заголовке нет запятой, он будет заменён на текст предыдущего заголовка дела с добавлением текста после запятой. Текст предыдущего заголовка после запятой будет отброшен.
| Протоколы {№№ 1–3} заседаний
| то же, №№ 4, 7–9
| Протоколы №№ 4, 7–9 заседаний
| Чтобы заменить сложные заголовки дел, заключите их в фигурные скобки, тогда текст после «то же» заменить текст в этих скобках.
| Протоколы {№№ 1–3} заседаний и {№ 2} комиссии
| то же, {№№ 4, 7–9} и {№ 3}
| Протоколы №№ 4, 7–9 заседаний и № 3 комиссии
| Чтобы заменить несколько частей в сложных заголовках дел, заключите их в фигурные скобки, а текст после «то же» тоже в фигурные скобки, чтобы текст заменить явно.
| | | | | | | |
Обязательно проверьте правильность автоматической замены таких заголовков! Правильность работы программы гарантируется не всегда!
Программа может для заголовков с томами в конце (Протоколы т. 1) автоматически восстановить пропущенную запятую перед номером тома.
Чтобы явно заменить текст в середине заголовка, используйте фигурные скобки.
Иногда бывает нужно изменённые заголовки вставить в исходную опись. Вы можете скопировать их из файла отчёта.
Возможно, в некоторых случаях придётся временно заменить некоторые запятые на другие символы, например «_», вывести отчёт, а затем перенести заголовки из файла отчёта в исходную опись.
Вы можете набирать фигурные скобки и в исходной описи, оформляя их как скрытый текст – выделите скобку, выберите меню Формат | Шрифт. Поставьте галочку « Видоизменение | Скрытый». Вы можете использовать меню Правка | Заменить для автоматической замены таких скобок.
3.2. Лишняя точка в конце заголовка автоматически удаляется, т.к. в заголовках точки не ставятся.
3.3. Используйте правильные скобки (такие) вместо слэшей /такие/. Слэши используются только для оформления библиографической информации, сокращений типа «с/с» и в некоторых других случаях.
3.4. Чтобы перенести многострочный заголовок, например аннотацию к делу с новой строки, добавьте разрыв строки в виде <br>.
Например:
Заголовок в описи
Заголовок в Архивном Фонде
Фотографии участников конференции:<br>Иванов И.И., начальник такой-то,<br>Пупкин В.В., директор такой-то
| Фотографии участников конференции:
Иванов И.И., начальник такой-то,
Пупкин В.В., директор такой-то
| | | |
|
