|
Вы можете заполнить раздел «Дело» переносом заголовков из текстового файла описи. Одновременно вы можете заполнить любые поля раздела «Дело» (например «Ценность» или «Каталогизация»), раздел «Характеристика фотодокумента», указатели (именной, географический, тематический).
Откройте раздел Перенос данных | Описи дел, выберите файл описи кнопкой «Обзор…», нажмите кнопку «Начать». Вы можете перетащить файл описи из Проводника Windows.
Заполнять указатели можно также отдельно от переноса описей – переносом заголовков из текстового файла.
Не заполняйте раздел «Дело» вручную, даже если описи в электронном виде нет. Используйте для набора описей Word – это намного проще и удобней. Возможности копирования и автозамены, проверка орфографии намного повышают скорость и качество ввода повторяющихся заголовков. АвтоАФ проверит опись на правильность и легко перенесёт все заголовки в раздел «Дело», заполнит все нужные поля и разделы. В Архивном Фонде приходится для каждого дела нажать кнопку «Добавить», ввести номер дела, нажать несколько раз Enter, ввести заголовок, количество листов, выбрать тип, ценность, занести даты, а для неточных дат сформировать точные вида 01.01.2004, перейти на другой экран, заполнить эти поля, постоянно щёлкать мышкой и ещё нажать кнопку «Сохранить». Это нерациональный способ.
Обязательно требуйте при приёмке дел описи не только в бумажном, но и в электронном виде – перенести их в Архивный Фонд не составит труда. При этом решается проблема заполнения раздела «Дело». Скопировать файлы с компьютера на дискету и с дискеты на ваш компьютер намного быстрее, чем всё набирать заново.
Заведите отдельную папку для описей, в которой храните оригинал, подготовленную опись для конвертации в АвтоАФ и её текстовый вариант. Вместе с описью сохраняйте файл аннотации к ней (дополнение к предисловию фонда) и файлы указателей.
После переноса заголовков дел описи поставьте на её обложке пометку «Занесено в Архивный Фонд. При любых изменениях сообщайте в отдел ААТ. Для поиска используйте АвтоФонд». Это сохранит правильность и актуальность данных. Для поиска дела по заголовку используйте программу АвтоФонд.
Не удаляйте описи (да и любые файлы документов) с дисков – места на всех компьютерах (даже несовременных из прошлого века) всегда хватит, а удаление файлов работу компьютера нисколько не ускорит. Файл всегда может пригодиться, а на повторный набор текста уйдёт много времени.
Подготовка файла описи, перенос из файла в формате Word (*.doc):
Переносить описи в формате .doc немного проще и удобней.
1. Сохраните опись в другом файле, чтобы не повредить оригинал – выберите меню Файл | Сохранить как…. Укажите имя файла, например «Ф.234.Оп.1.АвтоАФ.doc».
2. Удалите лишний текст сверху и снизу (предисловие, утверждено, подписи и т.п.). Оставьте только заголовок «Фонд 1», «Опись 1», тип документации, пустую строку и саму таблицу.
3. В АвтоАФ откройте раздел Перенос данных | Описи дел. Чтобы открыть файл, нажмите кнопку «Обзор…».
4. Начните проверку кнопкой «Начать».
5. Если найдены ошибки, проблемы, опечатки, исправьте их в исходном файле описи, проведите проверку ещё раз, пока ошибок не останется.
6. Если проблем нет, снимите галочку « Проверка», перенесите данные кнопкой «Начать».
7. Запустите Архивный Фонд в режиме администратора. Выполните подсчёт сводных.
8. Обязательно проверьте данные.
Подготовка файла описи, перенос из файла в текстовом формате (*.txt):
При конвертации описи в текстовый формат скорость переноса описи заметно выше. Для этого преобразуйте опись.
1. Подготовьте файл описи формата .doc – см. выше.
2. Преобразуйте таблицу в текст.
3. Сохраните файл как текстовый, например «Ф.234.Оп.1.АвтоАФ.txt».
Если все файлы описей хранятся в отдельной папке, вы можете задать любую начальную папку для обзора – см. раздел «Настройки».
Далее подробней.
Подготовка описи
Оформление полей
Конвертация в текстовый формат
Заполнение дополнительных полей раздела «Дело»
Заполнение полей раздела «Характеристика фотодокументов» для фотоописей
Заполнение указателей
Конвертация – автоматический ввод описи в Архивный Фонд
Подсказки и предупреждения
Возможные проблемы
Сканирование описей
Перенос из «Лексикона»
Перенос из других программ или баз данных
| 
