|
Вы можете оставить опись в формате Word для удобства редактирования, но для ускорения проверки и переноса данных сохраните её в текстовом формате.
Для сохранения описи в текстовом формате преобразуйте таблицу описи в текст.
1. Удалите все знаки абзацев из таблицы – любая ячейка, в т.ч. заголовок дела должна состоять из одного абзаца.
Выберите меню Таблица | Выделить | Таблица. Выберите меню Правка | Заменить…. Нажмите кнопку «Больше», появится больше полей. Нажмите кнопку «Специальный». Выберите «Знак абзаца». В поле «Найти» появится текст «^p» без кавычек. В поле «Заменить» введите пробел « » без кавычек (нажмите один раз на пробел). Нажмите кнопку «Заменить всё». После окончания замен Word предложит продолжить замену во всём тексте. Откажитесь – нажмите «Нет».
Если разрывы строк обязательно нужны в Архивном Фонде, замените их на <br>.
Если даты отделяются знаком абзаца, без тире между ними, будьте внимательны при удалении знаков абзаца. В этом случае замените знаки абзаца на тире только в столбце дат.
Установите курсор в столбец «Даты». Выберите меню Таблица | Выделить | Столбец. Выберите меню Правка | Заменить…. Нажмите кнопку «Больше», появится больше полей. Нажмите кнопку «Специальный». Выберите «Знак абзаца». В поле «Найти» появится текст «^p» без кавычек. В поле «Заменить» введите тире «–» без кавычек, можете с пробелами « – ». Нажмите кнопку «Заменить всё». После окончания замен Word предложит продолжить замену во всём тексте. Откажитесь – нажмите «Нет».
2. Преобразуйте таблицу в текст.
Выберите меню Таблица | Выделить | Таблицу . Затем Таблица | Преобразовать | Преобразовать в текст…. В появившемся окне выберите разделитель «Знак табуляции».
3. Подготовленную опись сохраните как текстовый файл.
Выберите меню Файл | Сохранить как…. Выберите тип файла «только текст (*.txt)» или «обычный текст». С предупреждением о том, что форматирование текста удалится, соглашаетесь – «Да».
Обратите внимание – Word XP/2003 предлагает выбрать кодировку и выводит диалог «Преобразование файла». Кодировку текста оставьте как есть Windows (по умолчанию). Не вставляйте разрывы строк – галочка должна быть снята. Можете поставить галочку « Разрешить подстановку знаков», чтобы программа некоторые символы (кавычки-ёлочки, кавычки-лапки, многоточия и т.п.) заменила на обычные стандартные (простые кавычки, три точки), но это необязательно, АвтоАФ сама заменит их на обычные .
Обратите внимание – иногда Word в конце текстового файла может оставить лишние цифры или другие символы. Проверьте текстовый вариант описи (в АвтоАФ на закладке «Описи дел» нажмите кнопку «Правка…»), т.к. АвтоАФ может предупредить о неверном рубрикаторе. Лишние цифры – это номер страницы. Вы можете удалить номера страниц прямо в Word’овском варианте описи.
Программа сама пропускает лишние числа в конце описи, но вы можете удалить их, нажав правую кнопку мыши на кнопке «Правка» и выбрав меню Удалить лишние цифры в конце файла.
Для удобного сохранения описи в текстовом формате добавьте такой макрос :
Sub SaveAsTXT()
If ActiveDocument.Tables.Count > 0 Then
For i = 1 To ActiveDocument.Tables.Count
ActiveDocument.Tables(i).ConvertToText (wdSeparateByTabs)
Next i
End If
ActiveDocument.SaveAs FileName:=ActiveDocument.Path + _
Application.PathSeparator + _
Left(ActiveDocument.Name, Len(ActiveDocument.Name) - 4) + _
".txt", FileFormat:=wdFormatText, _
LockComments:=False, Password:="", _
AddToRecentFiles:=False, _
WritePassword:="", ReadOnlyRecommended:=False, _
EmbedTrueTypeFonts:=False, _
SaveNativePictureFormat:=False, SaveFormsData:=False, _
SaveAsAOCELetter:= False, Encoding:=1251, _
InsertLineBreaks:=False, AllowSubstitutions:=True, _
LineEnding:=wdCRLF
End Sub
Для Word 2000 и ниже параметры, выделенные жирным курсивом, удалите. Вынесите на панель инструментов кнопку для быстрого вызова макроса, добавьте пункт меню в меню «Файл» – «Сохранить как текст».
Опись будет сохранена в обычном текстовом формате, в той же папке, в файле с тем же именем, с расширением «txt». Все таблицы будут преобразованы в текст.
Внимание! Перед сохранением в текстовом виде сохраните исходный .doc файл описи!
| 
