|
Возможностей программы уже сейчас хватает для переноса большинства описей, но иногда встречаются специфические описи. Вы можете заполнить практически любые поля раздела «Дело», например «Старый номер дела», «Ценность».
В описи обязательно должны присутствовать первые 5 стандартных столбцов (полей), независимо, заполнены они или нет – номер дела, заголовок, даты, кол-во листов, примечание. Все остальные столбцы добавляйте после столбца «Примечание».
Например, чтобы заполнить поле «Производственный номер», в заголовке столбца укажите его название – «L7».
Названия полей можно указывать в текстовом виде, например «ценность», «закаталогизировано», смотрите файл Fields.ini в папке с программой. Формат файла:
[Main]
закаталогизировано=L18
кат=L18
кат.=L18
ценность=L12
Опись в Word’е должна получиться примерно такого вида:
|
Фонд 106
Опись 35
упр
| | | | | | L7
| | 1 Общий сектор
| | 1.1 Протокольная часть
| | 1 | Протокол № 19 пленума обкома ВКП(б), 1 экз. | 4 апреля 1946 - 6 апреля 1946 | 37 | | 23
| | 2 | Стенограмма 19-го пленума обкома ВКП(б), 1 экз., 1 том | 4 апреля 1946 – 5 апреля 1946 | 85 | | 37
| | 1.2 Особая часть
| | 3 | Стенограмма 19-го пленума обкома ВКП(б), 2 экз., 1 том | 4 апреля 1946 – 5 апреля 1946 | 162 | | 18 |
|
Таким способом можете установить ценность дела «ОЦД» только для нужных дел, заполнить поля «Том дела», «Производственный номер» и другие. Важно, что значения из дополнительных полей записываются после основных, поэтому и можно записать, например, ценность дела поверх общей ценности, указанной в заголовке описи.
Для заполнения логических полей, например «Каталогизация», укажите «1» или «+», чтобы поставить галочку в программе Архивный Фонд или «0», чтобы снять. Указывать «0» не обязательно.
Для заполнения ценности дела укажите в столбце «Ценность» значение «ОЦД» для нужных дел.
|
Фонд 106
Опись 35
упр
| | | | | | ценность
| | 1 Общий сектор
| | 1.1 Протокольная часть
| | 1 | Протокол № 19 пленума обкома ВКП(б), 1 экз. | 4 апреля 1946 - 6 апреля 1946 | 37 | | ОЦД
| | 2 | Стенограмма 19-го пленума обкома ВКП(б), 1 экз., 1 том | 4 апреля 1946 – 5 апреля 1946 | 85 | |
| | 1.2 Особая часть
| | 3 | Стенограмма 19-го пленума обкома ВКП(б), 2 экз., 1 том | 4 апреля 1946 – 5 апреля 1946 | 162 | | ОЦД
|
|
Описание полей смотрите в файле «Fields.txt» в папке программы или в инструкции по вводу данных программного комплекса «Архивный Фонд» – п. 3.13 заполнение раздела «Дело».
|
