|
Вы можете вывести отчёт по проблемам заполнения или неполного, неверного заполнения полей, влияющих на расчёт паспорта. Это одна из основных функций программы.
Информацию о способах поиска проблем, вопросы и ответы смотрите также в памятке «Работа с программой „Архивный Фонд“» на сайте www.autoaf.ru.
В ходе проверки программа не вносит никаких изменений в базы Архивного Фонда – происходит только чтение данных.
Чтобы изменить пути к базам, перетащите папку с базами из Проводника Windows на окно программы – откроется раздел Проверка | Общая. Так удобно проверять несколько баз в версии «Комитет».
Закройте Архивный Фонд перед проверкой. Запустите АвтоАФ. Откройте раздел Проверка | Общая. Для запуска проверки нажмите кнопку «Начать».
Параметры:
Выберите уровень обработки – можно проверить данные на уровне от фонда до документа:
« Фонд» – проверяется только раздел «Фонд» и несколько связанных. Для выявления всех несоответствий в этом разделе проверьте и раздел «Опись».
« Движение» – поставьте галочку, чтобы проверить раздел «Движение» для фондов.
« Переименования» – поставьте галочку, чтобы проверить раздел «Переименования» для фондов.
« Другие подразделы» – поставьте галочку, чтобы проверить другие подразделы для фондов: ОАФ, биографическая справка, рубрикатор и т.д.
« Опись» – проверяются разделы «Фонд», «Опись». Раздел «Дело» пропускается. Рекомендуется для частой проверки. Для выявления всех несоответствий в разделе «Опись» проверьте и раздел «Дело».
« Дело» – проверяются разделы «Фонд», «Опись», «Дело».
« Документ» – проверяются разделы «Фонд», «Опись», «Дело», «Документ».
« Указатели» – поставьте галочку, чтобы проверить правильность заполнения указателей (именной, географический, тематический, ключевые слова) для фондов, дел, вопросов.
« Паспорт» – поставьте галочку, чтобы проверить правильность заполнения паспортов.
Хотя бы раз проведите полную проверку со всеми опциями. Если в разделе «Дело» много проблем, программа выдаст только первые 256 по каждому виду.
Установите дополнительные параметры при необходимости:
« Фильтр» – поставьте галочку, тогда в отчёт попадут результаты проверки только нужного фонда или описи. Ускоряет проверку.
« Только в наличии» – поставьте галочку, тогда будут проверены только фонды, описи, для которых в поле «Движение» выбрано «Наличие». Правильность заполнения полей «Движение» и «Справка по движению» проверяется всегда. Ускоряет проверку, если есть фонды, описи не в наличии.
« НСА только 1,2 категории» – поставьте галочку, тогда поля, относящиеся к научно-справочному аппарату, будут проверены только для фондов первой и второй категории. Ускоряет проверку. Желательно проводить проверку со снятой галочкой.
« Имена полей» – поставьте галочку, чтобы в отчёте вместе с описанием проблемы вывелись имена полей. На скорость проверки не влияет. Рекомендуется для опытных пользователей.
« Не более 30 записей в отчёте» – поставьте галочку, чтобы не загромождать отчёт большим количеством проблем.
« Показать первые 30» – поставьте галочку, чтобы показать только первые 30 проблем.
При проверке раздела «Дело» количество проблем всегда сокращается до 256.
Введите годы крайних дат, которые могут встретиться при заполнении полей программы. Программа все даты, встретившиеся в базах, будет сверять с указанными. Например, программа сообщит, что год дела «1078» заполнен неверно.
Типы проблем
Выберите типы проблем по важности.
« Ошибки» – программа покажет незаполненные разделы, неверно заполненные. В правильно заполненных базах ошибок быть не должно, т.к. многие из них влияют на расчёт паспорта. Многие из них отмечены в отчёте как «ВАЖНО!».
« Проблемы» – программа покажет неверно заполненные разделы. В правильно заполненных базах проблем должно быть мало, т.к. некоторые из них влияют на расчёт паспорта. Многие из них отмечены в отчёте как «ПРОБЛЕМА!».
« Предупреждения» – различные предупреждения по заполнению полей, разделов.
« Подсказки» – подсказки по заполнению полей. Многие из них отмечены в отчёте как «Возможно, …».
« Орфо» – проблемы в заполнении текстовых полей, например неверные символы.
Файл отчёта
После проверки отчёт загрузится в Word.
В конце отчёта приводится информация по заполнению полей дат – самая ранняя и самая поздняя встреченная дата для каждого из полей – нач., кон. даты фондов, описей, дел; годы выверки, первого поступления, последней проверки наличия, проверки физического состояния дел фонда, годы жизни фондообразователей. По этим результатам можно выявить возможные несоответствия в датах, сверить полученные данные с бумажными.
В первую очередь обращайте внимание на проблемы с подписью «Важно» – они влияют на расчёт паспорта.
После исправления найденных проблем проведите полную проверку ещё раз, возможно, эти изменения повлияли на заполнение других полей, разделов.
Чтобы открыть последний файл отчёта, нажмите правую кнопку мыши на кнопке «Начать».
Некоторые незаполненные поля можно автоматически заполнить с помощью АвтоАФ – см. раздел 9 Автозаполнение.
| 
