|
(на примере Государственного архива новейшей истории и общественно-политических движений Пермской области 1991–2000 гг., с августа 2001 г. – Государственный общественно-политический архив Пермской области)
Одной из проблем, ставших перед архивом и его директором в этих условиях, было создание отделов и секторов, а также налаживание системы управления структурными подразделениями, разработка Положений об их деятельности и должностных инструкций специалистов; научно-техническая обработка документов КПСС и ВЛКСМ; создание системы учёта документов, соответствующей Правилам работы государственных архивов; создание новой сети организаций-источников комплектования архива.
Работа ГАНИОПДПО по интеграции в систему государственных архивов велась по нескольким направлениям. В их числе: обеспечение сохранности и государственный учёт документов; создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам архива.
Архив размещается с 1986 г. в специально построенном здании, в основном отвечающем требованиям, предъявляемым «Основными правилами работы государственных архивов СССР». Однако при проектировании здания не были должным образом учтены планы благоустройства города. В настоящее время в непосредственной близости от здания архива расположены три грузовые автомагистрали. Это, несомненно, влияет на состав воздуха в здании и степень его запылённости. В соответствии с указом губернатора области 6 были профинансированы и выполнены монтажно-наладочные работы по замене устаревших пожарной и охранной сигнализаций, приведена в рабочее состояние автоматическая станция газового пожаротушения.
Учитывая, что на 01.01.2000 г. загруженность архивохранилищ составляла около 90% 7, в 2000 г. были приобретены металлические стеллажи для вертикального хранения фотодокументов (позитивов). Фонодокументы, видеозаписи хранятся в деревянных шкафах вертикально в фабричной упаковке 8. Решается вопрос о переоборудовании части стеллажей для хранения документов нестандартного формата (газет, плакатов). В основном решены вопросы рационального размещения фондов, сложилась практика их размещения с учётом значимости, информативности, оптимальности действий при чрезвычайных ситуациях.
В связи с завершением в 1998 году научно-технической обработки документов, поступивших после августа 1991 года, и прекращением деятельности основных источников комплектования архива – комитетов КПСС и ВЛКСМ проводится рациональное размещение их фондов и заполнение резервных помещений. Это даст возможность выделить место в будущем для изолированного хранения особо ценных документов и определить резервные площади для пополнения архива новыми фондами.
В целом в ГАНИОПДПО созданы оптимальные условия хранения документов. В 1995 г. с помощью студентов вузов города (Пермской государственной медицинской академии и Пермского государственного технического университета) бесплатно проведено обследование хранилищ, выработаны и выполнены рекомендации по нормализации светового 9 и температурно-влажностного режимов хранения документов 10, которые соответствуют нормативным требованиям 11.
Для улучшения организации хранения и состояния документов, а также в целях интеграции бывших партийных архивов в систему государственных архивов в 1993 г. был создан сектор архивохранилищ отдела обеспечения сохранности, госучёта и НСА документов.
После завершения НТО документов партийных комитетов в 1998 г. архив приступил к проверке наличия и состояния дел.
 Оценка и учёт физического состояния документов ведутся при поступлении на государственное хранение, в ходе архивных работ, связанных с просмотром дел: при подготовке к выдаче из хранилищ, проведении НТО, с 1998 г. – при проведении плановой цикличной проверки наличия и состояния дел. На 1 июля 2000 г. по картотекам учёта физического состояния документов числится 1 222 ед. хр., в том числе требующих подшивки – 196 ед. хр., реставрации – 928 ед. хр. (1 371 лист), восстановления угасающего текста – 98 ед.хр. 12 Эти сведения не отражают полной картины физического состояния дел – учтена лишь малая часть, она будут пополняться в процессе проведения проверки наличия и состояния дел.
С начала 1980-х годов в комплексе работ по обеспечению сохранности документов государственных архивов первостепенное внимание стали уделять выявлению особо ценным документам. Это связано с задачей создания страхового фонда копий, обеспечения физической сохранности документов. Комплекс работ с ОЦД включает, прежде всего, отнесение дел к составу особо ценных, выявление данной категории документов. Госархивы страны в основном уже провели выявление и учёт особо ценных документов, бывшие партийные архивы приступили к этой работе лишь в 1990-е годы после перехода в систему государственных архивов.
В ГАНИОПДПО в соответствии с перспективным планом работы 13 работу по выявлению ОЦД начали в 1999 году. Была проведена апробация работы, определены критерии отнесения документов архива к ОЦД, методика работы, что нашло отражение в рабочей инструкции 14.
Выявление особо ценных документов является самостоятельным видом работы, оно проводится целенаправленно, планомерно. В соответствии с Комплексной программой 15 в ГАНИОПДПО предстоит провести выявление ОЦД по всем фондам первой категории 16. В Перспективном плане целевого выявления особо ценных документов по фондам первой категории конкретизируются объёмы дел, подлежащие просмотру по каждому фонду и по годам.
На выявленные ОЦД составляются тематические карточки, затем по ним печатаются Перечни. В 2000 г. проведено выявление особо ценных документов по фонду первой категории № 557 Пермского губкома РКП(б) за 1918–1923 гг.
Страницы:
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
Преженцева Марина Германовна
ведущий специалист отдела НСА, ААТ и ИПС ГОПАПО
6. Указ губернатора области от 21.12.99 № 204 «План мероприятий по обеспечению сохранности, повышению уровня безопасности документов АФ Пермской области на 2000–2003 гг.»
7. Обзор работы Государственного архива новейшей истории и общественно-политических движений Пермской области за 1991–2000 гг. (полный вариант).
8. Основные правила работы государственных архивов СССР. М., 1984.
9. Выбор технических средств оснащения архивов. Методические рекомендации. М.: Главархив СССР, 1982.
10. Руководство по поддержанию температурно-влажностного режима в архивохранилищах. М.: Главархив СССР, 1971.
11. Перекрёстова Н.А. Из опыта работы по созданию оптимальных температурно-влажностного и светового режимов хранения документов ГАНИОПДПО. Материалы Всероссийского заочного семинара работников архивных учреждений по проблемам обеспечения сохранности документов. М., 1999. С.63.
12. Отчёт о работе Государственного архива новейшей истории и общественно-политических движений Пермской области за 2000 год.
13. Перспективный план работы Государственного архива новейшей истории и общественно-политических движений Пермской области по обеспечению сохранности документов на 1996–2000 гг.
14. Рабочая инструкция по выявлению, описанию, учёту и хранению особо ценных документов в ГАНИОПДПО. ГАНИОПДПО. Пермь. 2000.
15. Комплексная программа Государственного архива новейшей истории и общественно-политических движений Пермской области по обеспечению сохранности, госучёту документов на 2001–2005 гг.
16. Из протокола № 2 от 17.07.01 г. заседания дирекции «О состоянии работы по выявлению особо ценных документов и мерах по её совершенствованию».
| 
