|
(на примере Государственного архива новейшей истории и общественно-политических движений Пермской области 1991–2000 гг., с августа 2001 г. – Государственный общественно-политический архив Пермской области)
<< Начало
С 1991 г. ведётся единая с государственными архивами форма паспорта архива и уже с 1993 г. заведены паспорта хранилищ. На все поступающие вновь фонды заводится полный комплекс основных учётных документов в соответствии с требованиями Основных правил. Форма описей, создаваемых в архиве и в организациях-фондообразователях, переведена на единую с государственными архивами. Создан полный комплект описей по фондам первой категории (за исключением одного фонда), завершено составление предисловий к описям этих фондов. На 71% фондов заведены дела фондов.
 В 1991 году вместе с документами горкомов и райкомов КПСС в архив поступили учётные карточки коммунистов образца 1973 года, учёт и описание которых проведено в соответствии с письмом Росархива 27. По 39 фондам описано 695 дел, в которых числится 93 058 учётных карточек, что составляет 81% описания 28.
До 1992 г. архив вёл учёт и описание документов личного происхождения в рамках Коллекции по истории областных организаций КПСС и ВЛКСМ по отдельным описям. В 2000 г. документы 14 фондообразователей были выделены в самостоятельные личные фонды, среди них документы первого секретаря Пермского обкома партии периода Великой Отечественной войны Н.И. Гусарова, председателя Пермского облисполкома П.М. Горюнова, журналиста Б.Н. Назаровского и др.
В системе автоматизированного централизованного государственного учёта внедрена и функционирует с 1998 г. федеральная программа «Архивный фонд». Программа представляет собой автоматизированный комплекс, обеспечивающий создание информационного массива о составе и содержании документов, состоянии их сохранности и научно-справочного аппарата на уровне фонда и описи. Это позволяет осуществить информационное обеспечение функций государственного учёта, контроль за хранением документов, состоянием НСА.
В течение 1998–2000 гг. в базу данных программы «Архивный фонд» введены все фонды и описи на документы архива. Определены первоочередные задачи, которые легли в основу работы в данной программе: формирование в автоматическом режиме паспорта архива и путеводителя по фондам архива. Уже по итогам работы 2000 год архив подготовил электронный вариант паспорта на 01.01.2001.
Информационной основой ввода в БД являются сведения из основных и вспомогательных учётных документов: листы и карточки фондов, их замещающие, книги фондов (списки фондов), описи документов.
Параллельно с работой по вводу информации в базу данных программы «Архивный фонд» был разработан Рубрикатор для категорированных фондов.
Основой Рубрикатора стала разработанная в ГАНИОПДПО Схема Путеводителя, одобренная научным советом облгосархивов. Рубрикатор построен по иерархическому принципу с пятью уровнями (разделами); в рубрике каждого уровня может быть до 99 подрубрик. Рубрикатор содержит следующие разделы: Органы и организации КПСС; Органы и организации ВЛКСМ; Профессиональные союзы и другие общественные организации, политические партии и общественно-политические движения, учреждения; Личные фонды; Коллекции аудиовизуальных документов. Рубрикатор системы содержит 600 записей 29.
Необходимо сказать, что паспорт архива автоматически формируется в режиме Администратора на основе введённых реквизитов. Это очень удобно, т.к. можно увидеть полную картину количественного и качественного состояния всех фондов архива в любое время, а не только на первое января очередного года. Необходимо также отметить, что традиционный (неавтоматизированный) учёт пока ещё преобладает над автоматизированным. В дальнейшем, по мере приобретения опыта работы с программой и завершения систематизации фондового учёта, ситуация необратимо изменится в пользу автоматизированного учёта.
Автономное существование партийных архивов и АФ КПСС, функционировавших независимо от Государственной архивной службы, не способствовало созданию и развитию научно-справочного аппарата, как последней стадии труда архивистов, которая связана с сохранением и введением в общественный оборот документальных богатств.
«Основы законодательства» 30 и Положение об Архивном фонде РФ, утверждённое Указом Президента Российской Федерации 31 в качестве одного из определяющих принципов провозгласили принцип публичности государственных архивов. Важным условием его реализации является разработка и совершенствование научно-справочного аппарата к документам государственных архивов, создание возможностей для его общедоступности на равных основаниях для пользователей 32.
В партийном архиве Пермского обкома КПСС существовал НСА, который удовлетворял потребностям оперативного использования документов, но по составу и полноте заметно отличался от научно-справочного аппарата, существующего в государственных архивах. Основу НСА архива составляли описи дел и каталоги, картотеки документальных материалов, исторические справки, обзоры фондов, тематические обзоры.
Основным видом научно-справочного аппарата был систематический каталог, на карточках которого наиболее полно отражались сведения о фактах и событиях истории КПСС, содержащиеся в документах ГАНИОПДПО.
Страницы:
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
Преженцева Марина Германовна
ведущий специалист отдела НСА, ААТ и ИПС ГОПАПО
27. Письмо Росархива от 05.08.93 «О порядке учёта учётных карточек коммунистов образца 1973 года».
28. Обзор работы Государственного архива новейшей истории и общественно-политических движений Пермской области за 1991–2000 гг. (полный вариант).
29. Шарова О.А. Из опыта работы ГАНИОПДПО по освоению программного комплекса «Архивный фонд». ГАНИОПДПО. 1999.
30. Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 7 июля 1993 года // Отечественные архивы. – 1993. – № 5.
31. Положение об Архивном фонде Российской Федерации от 17 марта 1994 года // Отечественные архивы. – 1993. – № 5.
32. Федеральные архивы России и их научно-справочный аппарат. Москва. 1994. С. 6, 7.
| 
