|
(на примере Государственного архива новейшей истории и общественно-политических движений Пермской области 1991–2000 гг., с августа 2001 г. – Государственный общественно-политический архив Пермской области)
По четырём описям управленческой документации фонда было просмотрено 1 466 заголовков дел. На этом этапе работы составлен Перечень особо ценных дел, выявленных по описям фонда. В перечне имеются документы, связанные с именами видных партийных и государственных руководителей СССР. Так, Пермскую губернскую партийную организацию в эти годы возглавляли Е.М. Ярославский, А.Л. Борчанинов, М.П. Туркин, В.И. Нанейшвили и др. Однако сохранилось очень мало документов, связанных с их деятельностью.
Учёт документов с 1992 г. регламентируется соответствующими нормативными и организационно-распорядительными документами. Это прежде всего Положения об отделе обеспечения сохранности, госучёта и НСА документов, о секторе архивохранилищ, где учёт документов архива и каждого хранилища определены как функции отдела и сектора, должностные инструкции ведущих специалистов по архивохранилищам. Директором в 1993 г. издан приказ о персональной ответственности ведущих специалистов за сохранность документов и ведение их учёта в хранилищах.
В работе по совершенствованию учёта используются Основные правила государственных архивов СССР 17, Основные правила работы государственных архивов с кинофотофонодокументами 18, Регламент государственного учёта документов Архивного фонда Пермской области 19. Большую помощь в работе оказали рекомендации по интеграции учёта документов бывших партархивов 20 и по совершенствованию системы научно-справочного аппарата в бывших партийных архивах 21, разработанные Росархивом.
Кроме того, в справочно-информационном фонде есть методические пособия (памятки, рекомендации, инструкции) по вопросам организации и ведения учёта в госархивах, активно используемые в работе. В 1999 г. на основе опыта архива была разработана и внедрена «Рабочая инструкция по выверке комплекта учётных документов».
В соответствии с «Рекомендациями по интеграции учёта документов бывших партийных архивов в систему государственного учёта Архивного фонда Российской Федерации» архив в целях преемственности систем учёта документов бывшего партийного архива Пермского обкома КПСС и ГАНИОПДПО продолжил ведение имеющихся учётных документов, уточнив методику их заполнения в соответствии с принятой в госархивах.
С 1991 г. в списке фондов делается на 1 января ежегодная итоговая запись об общем количестве фондов, находящихся на хранении 22. Фонды, открывшиеся вновь, заносились в список фондов. Всего за 10 лет было открыто 160 фондов, в том числе 61 фонд общественных организаций, политических партий и общественно-политических движений, 83 личных фонда, 10 фондов первичных организаций КПСС, 4 коллекции документов на бумажной основе, 2 коллекции аудиовизуальных документов 23. Листы фондов имеются на фонды, переданные в ГАНИОПДПО из Государственного архива Пермской области, а также на все вновь созданные фонды. На фонды партийных и комсомольских органов и организаций архив продолжает вести карточки фондов.
Есть три коллекции аудиовизуальных документов: фотодокументов (в 1982 г. выделена из состава Коллекции документов по истории областных организаций КПСС и ВЛКСМ), фонодокументов (создана в 1995 г.) и видеозаписей (создана в 1996 г.).
За десять лет составлено 418 актов описания документов по фондам КПСС и ВЛКСМ, 52 акта о научно-технической обработке аудиовизуальных документов, 297 актов приёма-передачи документов на хранение от фондообразователей, 133 акта на документы, выделенные к уничтожению и т.д. 24 Всего за десятилетие в учётные документы внесено более тысячи изменений в составе и объёме фондов.
Учёт архивных документов способствует их сохранности, помогает осуществлять контроль за наличием документов и обеспечивать их поиск. Учёт документов, хранящихся в ведомственных архивах, позволяет госархивам проводить планомерное комплектование в соответствии с их профилем и является основой планирования работы госархива.
В архиве не было раздельного хранения документов секретного и несекретного характера. После рассекречивания они учитываются в установленном порядке по документам централизованного учёта 25. С 1993 г. было представлено на рассмотрение комиссии по рассекречиванию всего 14 858 дел по 50 фондам 26. Все они были переданы на общее хранение.
Интеграция учёта документов ГАНИОПДПО проводится с 1992 г. в соответствии с «Рекомендациями по интеграции учёта документов бывших партийных архивов в систему государственного учёта Архивного фонда Российской Федерации».
В 1993 г. выверен список фондов, уточнено количество фондов, имеющихся в наличии. В 2000 г. завершена выверка учётных документов по всем фондам, кроме того, уточнены объёмы фондов, количество и состояние описей, наличие другого НСА.
По результатам выверки учётной документации составлены итоговые записи во всех открытых описях фондов первичных организаций КПСС и комитетов ВЛКСМ с правами райкома.
Страницы:
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
Преженцева Марина Германовна
ведущий специалист отдела НСА, ААТ и ИПС ГОПАПО
17. Основные правила работы государственных архивов СССР. М., 1984.
18. Основные правила работы государственных архивов с кинофотофонодокументами. М., 1989.
19. Регламент государственного учёта документов АФ Пермской области. Пермь, 1998.
20. Рекомендации по интеграции учёта документов бывших партийных архивов в систему государственного учёта Архивного фонда РФ. М., 1995.
21. Совершенствование системы научно-справочного аппарата в бывших партийных архивах. М., 1994.
22. Основные правила работы государственных архивов СССР. М.: Главархив СССР, 1984.
23. Обзор работы Государственного архива новейшей истории и общественно-политических движений Пермской области за 1991–2000 гг. (полный вариант).
24. Там же.
25. Инструкция о выявлении, учёте, описании и хранении особо ценных документов. М.: Главархив СССР, 1980.
26. Обзор работы Государственного архива новейшей истории и общественно-политических движений Пермской области за 1991–2000 гг. (полный вариант).
| 
