Заполнение полей других разделов

Вопрос ^{[30 ноя 2004]}:
Как заполнить дату рождения в разделе «Биографическая справка» (ЭКРАН 8) для личного фонда (или любую точную дату в любом другом разделе), если число и месяц неизвестны? Программа выдаёт сообщение Invalid Date, если указывается только год.

Ответ:
Неполные даты дополняйте до полных дат – если известен только год, то подставьте день и месяц как 01.01.1978. Если известны месяц и год, то подставьте день как 01.01.1978.

В разделе «Дело» при этом заполняйте поле «Неточная дата» и оба поля с крайними датами. При переносе описей с помощью АвтоАФ полные даты автоматически получаются из неполных и автоматически заполняются все поля «Нач. дата», «Кон. дата», «Неточная дата».

Заполняйте точные даты всегда. Если дата дела неизвестна (б/д), укажите крайними датами дела крайние даты описи.

Вопрос ^{[30 ноя 2004]}:
Какие данные указывать в разделе «Биографическая справка» для архивных коллекций? В коллекции много людей. На кого указывать биографические данные?

Ответ:
В этом разделе можно заносить несколько записей, поэтому на каждого фондообразователя заполните отдельную карточку. Нажмите кнопку «Добавить» либо выберите меню Запись | Добавить новую.

Дополнительно в разделе «Фонд» через меню Запись | Добавить термин в файл (F4) добавьте все фамилии с инициалами в раздел (файл) «Персоналии». Это необходимо для дальнейшего поиска фонда по ключевым словам и формирования Путеводителя.

Вопрос:
Как в Архивный Фонд внести перечни вопросов? При нажатии на кнопку «Список вопросов» раздела «Дело» (ЭКРАН 18) появляется только сообщение «С данным делом пока ничего не связано». Это же сообщение и для раздела «Документ» (ЭКРАН 24).

Ответ 1:
Для того чтобы создать перечни вопросов дела и связать их с делом, документом или частью документа, необходимо:

• Заполнить разделы «Дело» и «Документ».
• В режиме Администратора вносится рубрикатор для Каталога (кнопка «Каталог»). (См. Руководство пользователя п. 10.4.)
• В режиме Редактор-Все или Редактор-Каталогизация в разделе «Каталог» заполняется описание вопроса, и он связывается с нужным делом, документом или частью документа (См. Инструкцию по вводу данных п. 3.2.1.).

В разделах «Дело» и «Документ» с помощью кнопок «Список вопросов» просматривается список вопросов, связанных с эти делом, документом или его частью. Из появившегося списка можно выбрав какой-то один вопрос перейти непосредственно в раздел «Каталог» на описание данного вопроса. Эта взаимосвязь двусторонняя. Так, находясь в разделе «Каталог» из «Перечня» дел и документов (частей документов), связанных с данным вопросом, можно непосредственно перейти на описание нужного дела или документа. Для этого необходимо выделить нужную строку и в меню выбрать пункт «Перейти».

Ежова О.В.
Зам. начальника отдела организации НИР и внедрения ААТ

Комментарий:
Заполнить таким способом раздел практически нереально. Возможные варианты решения:

• использовать дополнительные программы для автоматизации ввода перечней вопросов в Архивный Фонд
• использовать дополнительные программы для работы с перечнями вопросов
• ждать новой версии Архивного Фонда

Ответ 2:
Похоже, что перечни вопросов внести в Архивный Фонд нельзя.

Ответ 3: ^{[17 июл 2006]}
Заносите перечни вопросов в раздел «Документ». В поле «Вид документа» укажите «Перечни вопросов». Используйте АвтоАФ для заполнения раздела.