FAQ. Перенос описи архивных уголовных дел в Архивный Фонд

Вопрос:

Возникла проблема при переносе описи архивных уголовных дел в Архивный Фонд.

Как видно из приложенной описи, в ней учтены все физически обособленные единицы хранения (т.е. кроме следственных дел – все приложения к ним: наблюдательные дела, переписка и т.п.). Архивный номер для следственного дела и приложений к нему – один и тот же; причём, менять его нельзя.

В программе Архивный Фонд требуется указания оригинального (своего) номера для каждого дела. С томами проблем нет. А как же быть с приложениями? Занести в качестве оригинального номера номер п/п, а архивный номер дела (присвоенный ему в КГБ) – в поле «Производственный номер»?

При публикации документов (или в других случаях использования) необходимо указывать именно архивный номер. Получается, что в Архивном Фонде будет указан один номер дела, а в публикациях другой?

Фонд № 333 Опись № 22 архивных уголовных дел постоянного, срока хранения за 1918-1991 гг. № п/п Архив­ный номер Ф.И.О. лица, проходящего по делу, год рождения Год про­из­вод­ства Дата реаби­лита­ции Кол-во листов При­ме­ча­ние 1 2 3 4 5 6 7 228 150 Никитин Иван Петрович, 1922 г.р. т.1 1937 1956 128   229   То же, т. 2     150   230   То же, наблюдательное дело     120   231   То же, дело по снятию судимости     36   232   То же, дело по переписке     50   233   То же, дело по судебному производству     74   234   То же, личное дело заключённого     45   235   То же, дело по имуществу     17   236 151 Плугов Степан Сергеевич, 1912 г.р. 1947 1956 140   В данный раздел описи внесено … дел, с №… по №…, (архивные номера – с №… по № … ) в том числе: литерные номера: пропущенные номера: непринятые номера: выбывшие номера: следственных дел наблюдательных дел дел по снятию судимости дел по переписке дел по судебному производству личных дел заключённых дел по имуществу

Ответ:
Задержка с ответом связана с тем, что наш отдел ещё не дошёл до ввода описи архивно-следственных дел в ПК «Архивный фонд». В настоящее время при вводе данных об архивных фондах нашего отдела в ПК «Архивный фонд» мы заполняем только те поля, которые подлежат обязательному заполнению в соответствии с приказом Росархива № 64 от 23.10.2000 (перечень полей указан в памятке по вводу данных). С помощью компьютера ведётся у нас переработка описи фильтрационных дел. Имеются у нас и свои программы для заполнения и использования баз данных, связанных с фильтрационными и трофейными материалами, одна из которых уже заполнена и используется, остальные заполняются. Но описи архивно-следственных дел в ПК «Архивный фонд» мы ещё не вводили, а изучить поставленный Вами вопрос не было возможности в связи с большой загруженностью при решении других вопросов.

Только сейчас появилась возможность заняться изучением указанной Вами проблемы. Скоро придётся и нам вводить свою опись архивно-следственных дел в ПК «Архивный фонд».

Наши выводы по данной проблеме следующие:

1. В поле L1 – «Номер единицы хранения» – следует вносить порядковый номер дела по описи (поле L1 – символьное, длина – 10 знаков, в том числе – 8 знаков для цифр и 2 знака (в конце поля) для букв – для литерных дел).

2. Номер архивно-следственного дела, присвоенный ему в архиве фондообразователя, по нашему мнению, (и сегодня мы в этом твёрдо убеждены) следует вносить в поле L6 – «Делопроизводственный индекс» (поле символьное, длина 10 знаков), а не в поле L7 – «Производственный номер», как Вы пишете.

Во-первых, в «Основных правилах работы государственных архивов…» указано, что в описательной статье описи вслед за порядковым номером дела следует делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер. На наш взгляд, это ничто иное, как номер данного дела, присвоенный ему в архиве фондообразователя, т.е. это как раз тот самый номер архивно-следственного дела, с которым оно поступило в наш архив от фондообразователя, с этим номером мы работаем при поиске дела для исполнения поступающих запросов и при других видах использования архивных документов, именно этот номер, как Вы правильно пишете, нельзя изменять по многим причинам. Под этими номерами данные дела учтены в Прокуратуре области и Информационном центре ГУВД области, под этими номерами все архивно-следственные дела (переданные на госхранение в наш архив и хранящиеся на сегодняшний день в архиве фондообразователя) проходят по алфавитно-справочной картотеке областного Управления ФСБ.

Во-вторых, в «Инструкции по вводу данных в ПК „Архивный фонд“» записано, что в поле L6 «Делопроизводственный индекс» вносится делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер единицы хранения (т.е. опять-таки номер, присвоенный этой единице хранения в архиве фондообразователя).

Ввод указанного номера в поле L6 удобен тем, что это поле имеет длину 10 знаков, причём, на любом участке можно вводить и буквы и цифры. Для нас это важно, т.к. номера всех наших архивно-следственных дел начинаются с букв ОФ, а далее идут цифровые символы в нарастающем порядке. Мы планируем вводить эти номера в поле L6 без изменения, т.е. с буквами ОФ, которые ещё раз укажут и архивистам и исследователям, использующим информацию, введённую в ПК «Архивный фонд», что эти номера присвоены делам в архиве фондообразователя.

Следует отметить, что ввести номер дела, начинающийся с буквенных символов, в поле L1 невозможно.

В поле L7 – «Производственный номер», на наш взгляд, можно при необходимости вводить номер данного дела, который оно имело в процессе следствия и суда (т.е. с момента его образования до сдачи в архив фондообразователя) или вообще ничего не вводить.

Что касается нестыковки архивного номера, присвоенного делу в архиве фондообразователя, указанного при публикации документов (или в других случаях их использования) с порядковым номером, введённым в поле L1, то нам представляется, что страшного ничего нет. Любой специалист, работающий с архивно-следственными делами при изучении публикации, в которой дана ссылка на номер дела (присвоенный в архиве фондообразователя и начинающийся с буквенных символов), сразу поймёт, что этот номер в ПК «Архивный фонд» введён в поле L6, а на порядковый номер в поле L1 даже не обратит внимание.

Теперь о том, что в Вашей описи указаны под одним и тем же номером архивно-следственное дело и все приложения к нему (мы поняли, что приложений может быть несколько – до шести, а возможно и более). Здесь мы убеждены, что если приложения являются отдельными единицами хранения, учтены как отдельные единицы, внесены в опись под отдельными порядковыми номерами, то каждое приложение должно иметь свой индивидуальный архивный номер, отличный от номеров других единиц хранения, и в ПК «Архивный фонд» следует вводить в поле L6 для каждого приложения именно его индивидуальный номер.

Мы считаем, что выход здесь очень простой, и рекомендуем Вам для каждого вида приложений установить свой буквенный индекс, который добавлять (в конце) к номеру соответствующего архивно-следственного дела. (Например, для дел по переписке – индекс «п», для дел по имуществу – индекс «и» и т.д.).

У нас в этом плане имеется своя особенность, которую мы постараемся Вам разъяснить. Дело в том, что в делопроизводстве фондообразователя в отношении архивно-следственных дел был установлен следующий порядок: все документы следствия (начиная от ареста), документы судебного производства, по снятию судимости, по реабилитации направлялись в архивно-следственное дело, а все документы по переписке и другие документы, которые у Вас содержатся в многочисленных приложениях, поступали в другое дело, которое получило название – контрольно-наблюдательное дело (сокращённо КНД), которое велось, хранилось и использовалось вместе с основным архивно-следственным делом. Итак, у нас к каждому из подавляющего большинства архивно-следственных дел имеется ещё одно (и только одно) дело КНД (у незначительного количества архивно-следственных дел КНД нет).

При вводе номеров архивно-следственных дел в поле L6 мы будем вводить начальные буквы ОФ и затем цифровую часть номера, для которой, исходя из общего количества архивно-следственных дел, потребуется не более пяти знаков (например, ОФ12674). Каждое КНД будет вводиться в поле L6 непосредственно за своим архивно-следственным делом, как в описи. При этом будет в точности повторён номер этого архивно-следственного дела, но в конце номера будут добавлены буквенные индексы – КНД (например, ОФ12674 КНД). Таким образом, длины поля L6 (10 знаков) хватит на весь массив рассматриваемых единиц хранения.

Таково наше решение по этому вопросу.

Щеглов Юрий Борисович
Начальник отдела по работе с документами КГБ
Центр документации новейшей истории Саратовской области