Заполнение полей раздела «Фонд»
|
|
|
FAQ | Вопрос/ответ по Архивному Фонду
|
|
Разбиение на разделы условно – некоторые вопросы могут относиться и к другому разделу, поэтому при поиске решения просмотрите весь FAQ. Ответы на все вопросы авторские, кроме специально подписанных.
|
|
Вопрос:
Подсчёт сводных не работает. На экране 2 информация по количеству единиц хранения в описях не обновляется.
Ответ:
Проверьте заполнение поля «Движение» (ЭКРАН 3). Значение должно быть «наличие». При других значениях подсчёта сводных по этому фонду не происходит. Если подсчёт требуется всё равно, временно укажите значение «наличие», а после подсчёта сводных верните прежнее значение движения.
|
|
|
Вопрос:
Занесли дела типа «фото» для описей личного происхождения. Позднее тип этих дел сменён на «л/п». Теперь в разделе «Фонд» (ЭКРАН 2) значение в поле «Объём ед.хр. по описям» для фотодокументов не обнуляется при подсчёте сводных. Все записи в разделе «Опись» и «Дело» просмотрены, ни одного дела типа «фото» теперь нет. Вручную исправить значение тоже нельзя. Что делать?
Ответ 1:
Это ошибка программы Архивный Фонд. Не обнуляются значения во всех этих полях – Фото, Фоно, Видео и т.д.
Используйте АвтоАФ для исправления проблемы – выберите меню Фонд | Обнулить кол-во дел по описям.
Ответ 2:
В любом DBF редакторе обнулите значения в полях A32, A33 и т.д., можете даже во всех записях. Обнуление этих значений не приведёт к потере данных, т.к. значения в этих полях рассчитываются автоматически каждый раз при подсчёте сводных в режиме Администратора. Выполните подсчёт сводных.
|
|
|
Вопрос:
Как заполнять поле «Категория» (ЭКРАН 1)?
Ответ:
По новым правилам поле «Категория» не заполняется, т.к. все фонды важны и ценны. Тем не менее, рекомендуется заполнять эти значения для внутреннего использования в архиве. Это поможет спланировать очерёдность написания предисловий к фондам и другую подобную деятельность.
|
|
Вопрос:
Как заполнять поле «Срок хранения» (ЭКРАН 3) для фондов (описей) по личному составу? Заполняю «времен.», но паспорт считается неверно.
Ответ:
Выберите значение «пост.» – это дела постоянного хранения, хоть и установлен предел. Временными считаются фонды на депозитарном хранении.
|
|
Вопрос:
В разделе «Фонд» курсор не переходит в поле «Неописанные л/п (документов)» (ЭКРАН 2). Поле «Вид» (ЭКРАН 3) заполнено «л/п».
Ответ:
Проверьте тип фонда (ЭКРАН 1), выберите тип л/п (фонд личного происхождения).
|
|
Вопрос:
В разделе «Фонд» заполняем раздел «Персоналии» (или другой) (ЭКРАН 4). В списке терминов нажимаем кнопку «Добавить», но программа вместо добавления нового термина выводит окно добавления нового фонда.
Ответ:
Вы не перешли в режим редактирования. Нажмите кнопку «Редактировать» внизу окна перед нажатием на кнопку «Персоналии».
|
|
Вопрос:
Все дела фонда переданы в другой архив. Надо обнулять значения количества дел (ЭКРАН 2, ЭКРАН 11)? Если дела фонда присоединены к объединённому архивному фонду?
Ответ:
Значения количества обнулять не надо. Числовые значения могут пригодиться в дальнейшем. Достаточно в разделах «Фонд» и «Опись» в поле «Движение» выставить значение «Перед.» или «Присоед.» (ЭКРАН 3, ЭКРАН 12)
|
|
Вопрос:
Как поменять местами номера двух фондов (описей, дел)? Для фондов 1597 и 1500 перепутаны номера друг с другом.
Ответ:
1. Откройте карточку фонда 1597. Выберите меню Запись | Изменение номера фонда. Присвойте номер несуществующего фонда, например 15001.
2. Откройте карточку фонда 1500. Измените номер фонда на 1597.
3. Откройте карточку фонда 15001. Измените номер фонда на 1500.
|
|
|
|
|
Вопросы по разделу Опись
|
Статьи по Архивному Фонду
| |
Свои вопросы по работе с программой Архивный Фонд присылайте по почте zoth@bk.ru, делитесь опытом.
| |
FAQ (Frequently Asked Questions) – ЧАсто задаваемые Вопросы и Ответы. Русскоязычный аналог – ЧаВО, ФАК.
| |
Понравилась статья? Расскажите о ней друзьям!
| |
