Возможности программы

Перенос данных в Архивный Фонд

Архивный Фонд даёт вам только один способ заполнения разделов и полей – ручной. Даже если у вас много описей дел, документов, перечней вопросов в электронном виде (документы Word, базы данных), вы всё равно должны вводить вручную эту же информацию ещё раз. При этом вы не только выполняете лишнюю работу, но и добавляете в данные различные ошибки. С помощью АвтоАФ вы можете заполнять разделы переносом данных из файлов, исключая любые возможные ошибки, проблемы, опечатки.

Перенос описей дел

Вы можете быстро заполнить раздел «Дело» для сотен и тысяч дел переносом данных из файла описи. Одновременно вы можете заполнить разделы «Рубрикатор описи», «Характеристика фотодокумента» (автор, место съёмки, размер и т.д.), а также любые другие поля (старый номер дела, каталогизация и т.д.), перенести указатели (именной, географический, тематический).

Программа проверяет правильность данных, выявляет проблемы сканирования, опечатки, и даже неточности при ведении бумажной описи.

В отличие от Архивного Фонда вам не нужно вручную заполнять карточки для каждого дела – вся опись переносится целиком! Вам не нужно вручную набирать заголовки, вводить годы и другие цифры, нажимать кнопки – программа сделает всё сама!

Перенос описей документов новое!

Вы можете быстро заполнить раздел «Документ» для сотен и тысяч документов переносом данных из файла описи. Одновременно вы можете заполнить любые нужные поля. Вы можете перенести даже «Перечни вопросов».

Перенос указателей

Вы можете быстро заполнить указатели (именной, географический, тематический) для раздела «Дело».

В отличие от Архивного Фонда вам не нужно вручную заполнять раздел для каждого дела – все указатели переносится разом! Уже сейчас вы можете проводить каталогизацию по СЕКу в электронном виде!

Перенос текста ^{бесплатно!}

Вы можете правильно заполнить историческую справку, аннотацию к фонду, описи – АвтоАФ качественно форматирует нужный текст для вставки в Архивный Фонд.

Перенос в раздел «Топография»

Вы можете быстро заполнить раздел «Топография» для каждой описи – номер хранилища, стеллажа, полки.

В отличие от Архивного Фонда вам не нужно вручную открывать десятки тысяч описей и заполнять одни и те же поля, нажимать кнопки для добавления сотен тысяч карточек – вы можете разом заполнить всю информацию обо всех хранилищах!

Исправление, автозаполнение полей Архивного Фонда

Заполнение раздела ОАФ

При создании объединённых архивных фондов вы можете автоматически заполнить разделы «Переименования» и «ОАФ». Не нужно вводить вручную названия фондов, даты и другую информацию – программа сделает всё сама!

Автоматическое форматирование заголовков

Набирали заголовки вручную в Архивном Фонде? Вы можете провести форматирование по типографским правилам – автоматически удалить лишние пробелы, расставить нужные.

Автоматическое исправление проблем заполнения

Вы можете автоматически исправить неточности в крайних датах, категориях фонда и описи.

Автоматическое заполнение незаполненных полей

Архивный Фонд требует строгого заполнения всех полей, влияющих на расчёт паспорта. Вы можете автоматически заполнить все нужные поля.

Автоматическое заполнение дат дел ^новое!

Правильное и полное заполнение точных и неточных дат дел – гарантия полного и правильного поиска информации на уровне дела, вывода описей. Как правило, при ручном вводе записей на уровне дела даты заполняются как придётся. Теперь все проблемы вы можете исправить автоматически.

Автоматическое исправление заголовков дел, в т.ч. «то же» ^новое!

Правильное и полное заполнение заголовков дел – гарантия полного и правильного поиска информации на уровне дела, вывода описей. Иногда на уровне дела заголовки заполняются так же как и в бумажной описи – используется «то же» для сокращения описи. Теперь все проблемы вы можете исправить автоматически.

Проверка баз Архивного Фонда

При ручном заполнении вы можете ошибиться при наборе заголовка, чисел, дат – Архивный Фонд будет неверно рассчитывать паспорт, никак не сообщая о причине проблемы. С помощью АвтоАФ вы исправите все ошибки, проблемы и опечатки в Архивном Фонде.

Общая проверка

Вы можете быстро проверить данные в Архивном Фонде на правильность заполнения. Если не получается автоматически рассчитать паспорт архива, проверьте ваши базы с помощью АвтоАФ. По каждой проблеме выдаётся подробное описание с вариантами её исправления.

В отличие от Архивного Фонда вам не нужно вручную просматривать каждый раздел, каждый экран, разбираться в формулах расчёта паспорта! Есть вероятность выявления проблем даже в бумажном учёте.

Специальная проверка

Вы можете быстро проверить базы Архивного Фонда также и на целостность файлов и правильность их структуры.

Проверка опечаток

Вы можете проверить заголовки фондов, описей, дел на наличие опечаток.

Вывод отчётов с возможностью редактирования

Архивный Фонд позволяет только печатать отчёты без сохранения на диск. С помощью АвтоАФ вы можете не только вывести отчёт на печать, но и отредактировать список, оформить, сохранить на диске как файл, передать по электронной почте. В отличие от Архивного Фонда вы можете вывести отчёты и в Windows XP!

Вывод списков (перечней) фондов, описей, дел, документов с фильтрацией

Вы можете вывести список по любому разделу либо полный, либо отфильтрованный. Для любого списка вы можете выбрать нужные столбцы.

Вывод отчёта по статистике

Вы можете вывести отчёт по статистике – количество записей в каждом разделе, объём базы общий и по каждому разделу. АвтоАФ показывает даже количество листов в архиве! С помощью ежемесячных отчётов по статистике вы можете ещё точнее вести учёт и контролировать правильность данных в Архивном Фонде.

Вывод паспорта архива

Вы можете вывести паспорт архива или разницу между паспортами по вашему шаблону с нужным форматированием.

Архивный Фонд в Windows XP в паспорте вместо цифр выводит только звёздочки.

Вывод номерника архива

Вы можете вывести номерник архива. В отличие от Архивного Фонда номерник формируется меньше минуты.

Вывод номерника каждого архивохранилища

Вы можете вывести номерник для каждого архивохранилища даже без заполнения раздела «Топография» – полную количественную информацию по каждому фонду и описи.

Вывод интернет-версии Путеводителя

Уникальная возможность программы – вы можете вывести готовый Путеводитель для публикации на сайте или компакт-диске. Вы можете настроить внешний вид по шаблону вашего сайта или любому другому. Электронный Путеводитель намного удобней бумажного в использовании.

Создание резервных копий ^{бесплатно!}

Вы можете создать резервную копию баз Архивного Фонда на дискете, жёстком диске, записать на компакт-диск, переслать по электронной почте.

В Архивном Фонде нет встроенных средств для создания резервных копий.

Работа с Фондовым Каталогом

Программа будет полезна не только архивам, но и органам управления – комитетам и управлениям по делам архивов.

Проверка баз архивных отделов региона

Вы можете проверить базы Архивного Фонда всех архивных отделов вашего региона.

Вывод отчёта по статистике

Вы можете вывести отчёт по статистике для Фондового Каталога.

Вывод отчёта по сети архивов

Вы можете вывести отчёт по сети архивов для Фондового Каталога, включая количество записей для каждого архивного отдела.

Более подробное описание программы и примеры отчётов вы можете найти на сайте www.autoaf.ru

На сайте вы можете найти и другую документацию по архивной деятельности, скачать программы АвтоФонд, ФоКа, АвтоОпись, КопиФОД, ОРФ, Свежий Взгляд.