|
Пример описи:
|
Утверждена… удалите лишнее
Директор…
Фонд 1
Опись 1
упр. введите вручную тип документации
Номер дела Название Крайние даты Кол-во листов Приме-
чание
1 2 3 4 5
| 1 Общий сектор рубрикатор описи
| | 1.1 Протокольная часть рубрикатор описи
| | 1 | Протокол № 19 пленума обкома ВКП(б), 1 экз. | 4 апреля 1946 – 6 апреля 1946 | 37 |
| | 2 | Стенограмма 19-го пленума обкома ВКП(б), 1 экз., 1 том | 4 апреля 1946 – 5 апреля 1946 | 85 |
| | 1.2 Особая часть рубрикатор описи
| | 3 | Стенограмма 19-го пленума обкома ВКП(б), 2 экз., 1 том | 4 апреля 1946 – 5 апреля 1946 | 162 |
| | | | | | | | | | | |
Данная опись содержит YYY дел постоянного хранения… удалите лишнее
|
1. Удалите весь текст до таблицы, кроме номера фонда и описи.
2. Удалите шапку таблицы с названиями и номерами столбцов.
3. Удалите весь текст после таблицы.
4. В первой строке введите номер фонда в формате «Фонд 1234» или «Ф.1234».
Если есть фонды с нестандартными номерами (641/1), которые в Архивном Фонде занесены как стандартные (641), вы можете указывать номера фондов в виде «641/1». См. п. 2.5.
5. Во второй строке файла введите номер описи в формате «Опись 1» или «Оп.1».
6. В третьей строке файла введите номер тома описи в формате «Т.2». Если том один, запишите в этой строке тип документов.
7. В четвёртой (третьей, если один том) строке файла запишите тип документации в формате «упр», «л/п», «нтд», «л/с», «кино», «фото», «фоно», «видео», «мчд», «м/ф». Для фотоописей заполняйте раздел «Характеристика фотодокумента» – См. п. 3.5.
8. В следующей строке можете указать ценность дел описи в формате «уник», «ОЦД» или «ценное». Все дела являются ценными (кроме ОЦД), неценных дел нет, поэтому если ценность здесь не указана, программа для всех дел заполнит ценность «ценное».
9. Оставьте пустую строку перед списком дел.
Преобразованную опись уже можете сохранить и открыть через АвтоАФ, но лучше сконвертировать в текстовый формат – см. п. 3.3.
На сайте www.autoaf.ru есть памятка по подготовке описей в Word’е и работе с таблицами, готовая для распечатки.
Для проверки описей используйте программу АвтоОпись – скачать программу можно на сайте www.autoaf.ru.
| 
