Справка АвтоАФ. Вопрос/Ответ (FAQ)

В этом разделе описано решение проблем, возникающих при работе с АвтоАФ. Смотрите также раздел «Вопрос/Ответ» в памятке «Работа с Архивным Фондом» и соответствующий раздел на сайте autoaf.ru.

Вопрос:

Программа сообщает, что поле «Конечная дата» в разделе «Переименования» Архивного Фонда не заполнено. Что делать? Ведь конечная дата для текущего названия организации неизвестна.

Ответ:

В переименованиях заполняются только предыдущие названия и даты существования организаций. Текущее название организации заполняйте только в главной карточке фонда (ЭКРАН 1).

Вопрос:

При проверке баз (возможно и в других случаях) отчёт открывается в Word’е в неверной кодировке.

Ответ:

Откройте раздел «Настройка» в АвтоАФ. Поставьте галочку « Выбор кодировки в Word’е». Или нажмите правую кнопку мыши на кнопке «Word».

Теперь Word при открытии файла будет запрашивать кодировку. Выберите кодировку «Windows».

Вопрос:

Программа при проверке баз выводит ошибки типа «Возможно, тип фонда и описи не сходится» и подобные.

Ответ:

Это не ошибка. Ошибки помечены словом «ВАЖНО».

Обратите внимание на ключевое слово – «Возможно». Программа только сообщает вам о небольшом несоответствии.

Если поле так и должно быть заполнено, не обращайте внимания на это сообщение.

Вопрос:

Программа при переносе описей выводит очень много сообщений об ошибках орфографии. Как это можно отключить?

Ответ:

Снимите галочку « Орфо».

Обратите внимание! Программа часто находит опечатки даже в описях, прошедших самую тщательную проверку!

Вышлите файл с такими ошибками автору, чтобы следующие версии программы работали более корректно.

Вопрос:

Непонятен местами текст отчёта по проверке заполнения полей – не видно, о каком фонде идёт речь, сообщается об ошибке и слово «Успешно». Если это значит, что программа автоматически устранила ошибку, и нам знать не надо, где она была, то вызывает сомнение возможность автоматически заполнить, например, аннотацию или раздел «Переименования».

Ответ:

Номера фондов не выводятся, т.к. для всех фондов данный вид проверки прошёл успешно. Проверки взаимно пересекаются, и если в одном месте программа отчитывается об успешности прохождения теста, не факт, что проблемы нет вообще. Рекомендую галочку «Успешные проверки» снимать.

В режиме проверки программа не вносит никаких изменений в базы – только читает данные. Устранение проблем заполнения запускается через раздел Перенос данных | Автозаполнение. Например, « Заполнить движение = Наличие» для всех незаполненных фондов.

Программа не может сама заполнить раздел «Аннотация», «Историческая справка» – вы должны сами скопировать текст из Word и вставить из буфера обмена. Подробные рекомендации читайте в моём руководстве к АФ – «Работа с Архивным Фондом». Используйте также раздел Перенос данных | Текст программы АвтоАФ.

Для раздела «Переименования» каждое переименование заносится как отдельная запись. Таких записей немного, поэтому проще копировать текст также из Word'а и вставлять названия, чем дополнять программу. Также разделы «Переименования» и «Состав ОАФ» можно заполнить при создании ОАФ. Для этого все составляющие фонды должны быть заведены в Архивный Фонд.

Вопрос:

При переносе описей программа выдаёт много ошибок.

Ответ:

Скорее всего, вы не удалили лишние знаки абзаца и знаки разрыва строки. Вы можете сделать автоматически в Word’е – выберите меню Правка | Замена…. Смотрите справку к АвтоАФ – «3.3 Конвертация в текстовый формат».

Убедитесь, что при преобразовании таблицы в текст используется знак табуляции «→», а не знак абзаца «¶».

Вопрос:

В отчёте «Статистика» количество описей одно, а в паспорте совсем другое.

Ответ:

Всё верно. Отчёт «Статистика» показывает данные по количеству записей и записей в наличии в заполненных разделах. Опись же может состоять из нескольких томов – каждый том заносится в Архивный Фонд как отдельная запись. В паспорте же все тома одной описи считаются как одна опись, причём считаются только описи в наличии.

Вопрос:

Почему программа обновляется так часто? Не успели с одной версией ознакомиться, уже новая выходит. Теперь переучиваться придётся.

Ответ:

Программа постоянно совершенствуется – добавляются новые функции, повышается удобство использования, исправляются ошибки. Это нормально. Переучиваться не придётся абсолютно – интерфейс программы по ходу развития меняется незначительно. О новых функция читайте на сайте в разделе «Что нового?» или через меню программы Справка | Что нового?. Все изменения в справке подкрашены жёлтым цветом – отличия видны сразу. К тому же в любой момент можно задать вопрос по телефону или электронной почте – скорый ответ гарантирован.

Автор АвтоАФ и сама программа максимально лояльно и дружелюбно относится к пользователю – вы не обязаны быть «гуру» по компьютерам, чтобы освоить её. Если вам что-то непонятно в программе или справке – обязательно напишите или позвоните – автор открыт для диалога с вами.

Вопрос:

Программа работает неправильно – в таком-то разделе делает то-то неверно.

Ответ:

Загляните на сайт программы в интернете – www.autoaf.ru. Возможно, уже выложена новая исправленная версия программы. Если новой версии нет, напишите письмо автору zoth@bk.ru, чтобы проблему можно было исправить как можно быстрее.

Если вы часто выполняете какие-то действия вручную, например исправляете описи при переносе, напишите автору – возможно программа сможет сделать это вместо вас автоматически и сэкономит ваше время.

Если вы составляете какие-либо отчёты по хранилищам, сохранности, научно-справочному аппарату, напишите автору – возможно программа сможет сделать это вместо вас автоматически и сэкономит ваше время.

Обязательно напишите автору, если программа выводит непонятные надписи на английском языке – вы можете нажать клавишу Ctrl+C, чтобы скопировать сообщение как текст или Alt+PrintScreen, чтобы скопировать сообщение как картинку и отправить её автору.