|
В большинстве случаев программа сама покажет при проверке необходимость дополнительного исправления, форматирования. Основные моменты описаны ниже.
1. Заполните рубрикатор (Структура описи):
1.1. Заголовки рубрикатора пронумеруйте арабскими цифрами (1, 1.1, 1.2, 2 и т.д.). Программа сама может пронумеровать рубрикатор первого уровня.
1.2. Между номером и заголовком поставьте пробел – «1 Особый отдел».
1.3. Длина заголовка рубрикатора должна быть не более 100 символов (считая пробелы). Программа сократит более длинные заголовки и сообщит об этом.
1.4. Не используйте в заголовке ТОЛЬКО ЗАГЛАВНЫЕ БУКВЫ. Исключение для сокращений, аббревиатур.
2. Номер дела укажите в формате Архивного Фонда – «123», «1234АБ», т.е. в начале цифры, в конце буквы.
2.1 Если для автоматической нумерации дел в Word’е применялись списки, то такие номера в текстовом файле не сохраняются. АвтоАФ поддерживает автоматическую нумерацию описей, для этого вместо первого номера дела укажите знак плюса «+». Если нумерация начинается не с единицы, укажите первый номер дела с плюсом, например «253+», тогда автонумерация начнётся с 253. Если среди автоматически расставленных номеров встречаются литерные или пропущенные, внесите такие номера явно, например «12А».
Используйте списки для автоматической нумерации дел в Word’е – это намного ускоряет работу. Не вводите каждый номер вручную отдельно. При удалении или вставке новых заголовков не придётся перенумеровывать все нижестоящие дела .
Чтобы преобразовать номера дел в виде списка в обычный текст, выделите столбец номеров, скопируйте в буфер, вставьте в Excel, скопируйте в буфер, вставьте в Word на то же место. Выделение не снимайте.
Для проверки правильности нумерации, и всей описи используйте АвтоОпись – программу для автоматической проверки описей на правильность заполнения в формате Word.
2.2 Автоматически удаляются точки, латинское «I» заменяется на цифру «1». Программа подскажет о наличии таких номеров дел.
3. Заголовок дела автоматически форматируется по правилам вёрстки – удаляются лишние пробелы, ставятся пробелы в нужных местах и т.д. Читать дальше »
4. Оформите даты Читать дальше »
5. Количество листов укажите числом. Если листов нет, поставьте ноль «0».
5.1. Количество можно указывать в виде «1 + 543 стр.», текст «543 стр.» добавится в примечание.
5.2. Количество листов для дел можно не указывать – см. п. 4.6.
Поставьте галочку « Кол-во листов м.б. не указано».
Если галочка стоит, то при появлении таких записей будет показана подсказка.
Если галочка не стоит, то при появлении таких записей будет показано сообщение об ошибке в описи.
Для проверки описи перед переносом галочку снимайте.
5.3. По правилам дело содержит не более 1000 листов. Если такие дела есть, поставьте галочку «Кол-во листов м.б. больше 1000»
6. Примечание оставьте, как есть.
7. Пустые строки в таблице между заголовками дел, после рубрикаторов игнорируются.
8. Если номер дела пропущен, удалите такие строки из описи. Программа предупредит о наличии таких строк.
Сохраните подготовленную опись в отдельном файле (Например «Ф.105.Оп.11. АвтоАФ.doc»), чтобы не записать её случайно на место оригинальной описи. Все изменения вносите в Word'овский файл, не в текстовый. Для быстрого сохранения файла в текстовом формате используйте макрос.
При работе с очень большими таблицами (тысячи дел) на слабых машинах возможно заметное замедление работы Word’а. Это нормально. В таких случаях разбейте таблицу на части – поставьте курсор в нужной строке, выберите меню Таблица | Разбить таблицу. Если используете Word 2000/XP/2003, снимите галочку « Автоподбор ширины столбца по содержимому» в свойствах таблицы Таблица | Свойства таблицы.
| 
