|
Программа предусматривает 4 уровня описания документов, к каждому из которых относятся определённые разделы:
Фонд
Опись
Дело
Документ
Кроме того в программе существует несколько автономных разделов:
Издания
Комиссия
Каталог
Структура разделов организована в соответствии со структурой и группировкой основных показателей, описывающих объект (фонд, опись, единицу хранения, документ). К этим группам показателей отнесены объёмные показатели; состав научно-справочного аппарата (НСА) к документам фонда; классификация документов по различным параметрам; физическое состояние, а также показатели, характеризующие виды архивных документов, их носители, язык, условия хранения и использования, форму организации материала и др.
В программе используются следующие типы полей: числовое, символьное (буквенно-цифровое ограниченной длины), мемо (буквенно-цифровое неограниченной длины), логическое, дата.
Заполнение полей (ввод и редактирование данных) производятся следующими способами:
ручной ввод,
выбор одного из фиксированных значений в предлагаемом списке (поле типа «со списком») с автоматическим занесением выбранного значения в поле.
При активизации поля «со списком» появляется список возможных значений данного поля, из которого мышью или стрелками «вверх» – «вниз» выбирается нужное. Затем после нажатия клавиши Enter или щелчка кнопки мыши выбранное значение помещается в поле. В случае ошибки в выборе значения необходимо возвратиться в поле и повторить операцию по указанной схеме.
выбор одновременно нескольких значений из предлагаемого списка (поле типа «со списком и редактированием») с автоматическим занесением выбранных значений в поле.
После активизации поля этого типа нажатием клавиши F5 вызывается список предлагаемых значений, в котором отмечаются нужные (одно или несколько). Пометка значений и снятие пометки производится подведением засветки (курсора) к нужному значению и нажатием клавиши Пробел или комбинацией <Shift – левая кнопка мыши (ЛКМ)>. Перенос выбранных значений в поле производится после нажатием клавиши Enter или щелчка правой кнопки мыши (ПКМ). При отказе от ввода нужно нажать клавишу Esc.
В поле этого типа допускается ввод значений, не представленных в открывающемся списке. Возможен и комбинированный ввод – значение из списка и дополнительных. В последнем случае нужно сначала ввести значения из списка, а затем вручную ввести в поле дополнительную информацию.
При необходимости изменения содержания поля такого типа необходимо ввести его новое содержание полностью.
занесение значения в поле типа «логическое»
Поле может принимать два значения – «истина» и «ложь» (положительное или отрицательное). Поле имеет на экране вид квадрата. Курсор, активизируя поле, помечает его двойной штрихпунктирной линией справа от квадрата, если значение поля положительное, нажатием клавиши Enter квадрат нужно пометить знаком «×», если отрицательное – следует перейти в следующее поле нажатием клавиши Tab. Клавишей Enter производится и изменение значения. Изменение значения поля производится также щелчком ЛКМ в квадрате, обозначающем поле.
В настоящей инструкции вместе с описанием полей приводятся их идентификаторы.
| 
