Автоматизированные архивные технологии

Давно не было обновлений, но софт по прежнему работает. Единственная проблема – АвтоАФ 10 не работает в Windows 10. Если планируете купить, подправлю.

Сейчас занимаюсь строительством и инвестированием.

Коллеги из АИТех в этом году начали оказывать услуги по сканированию описей и переводу их в Архивный Фонд. Своим опытом они делятся в корпоративном блоге. Для заполнения базы Архивного Фонда испольуется, конечно же, программа АвтоАФ 10.

Сканирование описей и заведение заголовков дел в программу «Архивный фонд» – часть 1, часть 2

Обновлена программа АвтоАФ 10 бета 4. Новые отчёты – список фондов, описей, дел с фильтрацией по номеру, типу, категории, дате, названию и т.д. Отчёт по статистике по всем записям, заполненым или новым на нужную дату. Исправлены найденные проблемы. Программа пока не поддерживает новую версию программы Архивный Фонд 4.3 – в ней изменены названия таблиц. Новая версия готовится.
Что ещё нового.

В честь дня архивиста подготовлена программа – АвтоФонд 6.0 для быстрого просмотра и удобного поиска в базе программы Архивный Фонд 4. Вы можете скачать новую версию уже сейчас. Главные преимущества программы АвтоФонд:

• Запуск без паролей
• Удобный просмотр
• Быстрый поиск
• Поиск по переименованиям

Понравилась статья? Расскажите о ней друзьям!

На сайте Росархива опубликованы результаты тестирования выборочного массива документов федеральных архивов, записанных на оптических дисках. Данный документ опубликован как Рекомендации по обеспечению сохранности информации.

На сайте Росархива опубликована информация о передаче данных в Росархив из Архивного Фонда до 1 февраля 2012 года. Также просят завершить процесс перехода на Архивный Фонд чётвертой версии. Теперь уже верия 4.3. Как раз год прошёл с предыдущей новости о завершении разработки новых версий программных комплексов «Фондовый каталог» и «Центральный фондовый каталог»..
Подробней

Нужно ли переносить в Архивный Фонд готовые рубрикаторы описей («2007 год», «2009 г.» и подобные)? Как вы считаете?
Подробней

Специально ко дню рождения архивной службы Прикамья компания ABBYY выпустила новую версию программы для сканирования и распознавания документов – FineReader 11. Важная новость для архивистов, которые занимаются сканированием описей: таблицы стали лучше разбиваться на ячейки, а значит теперь распознавать описи можно будет намного быстрее и качественней. Появились новые возможности для экспорта в формат PDF. Вывод распознанных документов в формат Open Office (ODT). FineReader 11 распознаёт тексты ещё лучше. Имеет смысл протестировать FineReader 11 на ваших документах и описях.
Подробней.

Обновлена программа АвтоАФ 10 бета 2. Доработана функция переноса описей дел. Внесены изменения в функцию проверки обновлений.
Что ещё нового.

На сайте архивной службы Новгородской области опубликован доклад Светланы Викторовны Ширмановой, главного специалиста комитета по делам архивов Нижегородской области «О проблемах внедрения программного комплекса «Архивный фонд» (4-я версия) в государственных и муниципальных архивах Нижегородской области». Есть возражение по системе поиска – гибкой её назвать с натягом можно, но я не считаю это достоинством – такой поиск только запутывает пользователя, так как теперь ещё и среди вариантов поиска нужно добавлять поиск. К тому же, нет поиска по переименованиям. Поиск в такой сложной системе должен быть простым, понятным и удобным, как в программе АвтоФонд.

По поводу ввода крайних дат. Ещё в АФ3 я решил заполнять даты следующим образом. Поле «Неточная дата» заполняется всегда, даже если это «б/д». Поля «Начальная дата» и «Конечная дата» заполняются либо из неточной даты, либо по крайним датам описи. Это при необходимости позволит ограничить поиск по датам. Считаю обязательность заполнения дат в АФ4 полезным дополнением.

Также странно, что ничего не сказано про невозможность быстрого заполнения раздела «Дело» переносом из файла описи, а ведь об этом недостатке архивисты сообщают уже лет 10.

Обновлена программа АвтоАФ 10 альфа 6. Изменения в функции переноса описи: Добавлено заполнение раздела «Фото» для фотодел и любых дополнительных полей раздела «Дело». Исправлена проверка дат. Поддержка литерных номеров дел. Проверка на наличие в описи дел с такими же номерами. Реализовано восстановление из резервной копии. Что ещё нового.

Также небольшие изменения в АвтоАФ 8.25

Новая скидка в дополнение к существующим – напишите отзыв по любой программе (АвтоАФ, АвтоФонд, АвтоОпись), разместите на своём сайте, поставьте прямую индексируемую ссылку на страницу программы и уменьшите стоимость программы АвтоАФ ещё на 500 рублей!

Изменения в ценовой политике старых версий АвтоАФ 8.

Программу АвтоАФ для работы с третим Архивным Фондом использовали десятки архивов и архивных отделов. До сих пор программа помогает вносить данные, исправлять проблемы и выводить отчёты. В связи с изменением формата базы в АФ4 программу потребовалось писать практически заново. Уже сейчас готова для тестирования версия АвтоАФ 10. Несмотря на существенные изменения, новые пользователи могут по прежнему работать привычным и удобным образом – легко и понятно заполнять раздел «Дело» переносом записей из файла описи. Среди первых пользователей программы – Пермский государственный архив новейшей истории (ПермГАНИ).

Чтобы удобно искать в Архивном Фонде 4, также почти с нуля разработана программа АвтоФонд 6 – новой программой уже пользуются Архив города Перми и Центр документации новейшей истории Томской области (ЦДНИТО).

Присоединяйтесь!

Готова для тестирования новая программа АвтоАФ 10. Реализована самая важная функция программы – перенос описей дел.

Также для исправления заголовков дел добавлена бесплатная функция. Известно, что Архивный Фонд 3 не позволял сохранять заголовки дел длиннее 250 знаков. Чтобы избежать потери информации, программа АвтоАФ сохраняла первые 248 символов и две точки в заголовке дела, а полный заголовок в разделе «Аннотация». В Архивном Фонде 4 заголовок дела можно сохранять целиком, но при переносе из АФ3 заголовки программой были перенесены как есть. Восстановите правильные заголовки дел с помощью АвтоАФ 10. [Подробней]

В отличие от Архивного Фонда в АвтоАФ 10 есть простое и удобное резервное копирование базы.

Пользователи программы, купившие её ранее, получают скидку в 20%. Успевайте оплатить АвтоАФ до конца 2010 года. Купить АвтоАФ.

Есть подозрение, что в скором времени можно ожидать новых версий программ «Фондовый каталог» и «Центральный фондовый каталог». Хотя особо рассчитывать на эти слова не стоит, достаточно вспомнить, как долго шли к 4-й версии Архивного Фонда.

Кстати, в конкурсе на разработку 5-й версии Архивного Фонда участвовало две фирмы – ООО «Электронные офисные системы» и ООО «АДАПТ». Второй участник запросил денег на миллион меньше и выиграл даже при меньшем количестве опыта, наград и регалий. На разработку также попросили на неделю меньше – 10 недель. Можно ознакомиться с техническими требованиям к Архивному Фонду 5, Фондовому Каталогу и Центральному Фондовому Каталогу. Основные изменения: менее строгие требования к датам (возможность вносить до 01.01.1753), сохранение больших значений поля «Историческая справка» в отдельных файлах, более простая установка. С исторической справкой конечно перемудрили в заказе – зачем сохранять данные ещё и в текстовых файлах.

Понравилась статья? Расскажите о ней друзьям!

В процессе работы столкнулся с тем, что пользователи отправляют сотни писем, созданных по одинаковому шаблону. Однако каждое письмо создают и распечатывают в отдельном файле, а затем секретарь распечатывает каждый конверт также отдельно. Чтобы автоматизировать подобную работу, написал памятку по созданию и печати писем на бланках в Word'е. Через Word можно автоматически распечатать множество писем, заполнив шаблон и базу данных.